When the Beneficial Owner Will Not Respond

Seorang pemegang saham mengabaikan notis itu. Tempoh 14 hari untuk merekodkan maklumat itu sedang berjalan, penyata tahunan perlu difailkan, dan setiausaha syarikat tiada nama untuk dimasukkan. Ini adalah masalah biasa yang hampir tiada panduan rasmi Malaysia diterbitkan selain makluman firma guaman — dan naluri yang salah ialah membiarkan ruangan itu kosong dan menunggu.

Eskalasikan, dan buktikan anda berbuat demikian

Garis Panduan menghendaki syarikat menunjukkan bukti percubaannya. Apabila sesebuah syarikat tidak dapat memperoleh maklumat itu, ia mesti menunjukkan bahawa sekurang-kurangnya dua notis telah dihantar kepada ahli-ahli yang berkenaan, dan rekod percubaan-percubaan itu mesti disimpan bersama-sama daftar pemilik benefisial.

FAQ SSM menyatakan peraturan yang sama dari sudut sebaliknya: apabila tiada respons diterima selepas notis di bawah s.60C dikeluarkan, sekurang-kurangnya satu lagi percubaan mesti dibuat untuk menghubungi ahli tersebut atau mana-mana orang yang telah dikenal pasti oleh syarikat.

Ubah instrumen yang digunakan, bukan sekadar tarikhnya. Seksyen 60C memberikan syarikat lebih daripada satu jenis notis:

Notis	Gunakan apabila
s.60C(1)	Ahli itu langsung tidak menjawab
s.60C(2)	Anda percaya seseorang tertentu adalah pemilik benefisial
s.60C(3)	Anda percaya seseorang mengetahui siapa pemilik benefisial itu, walaupun dia sendiri bukan pemilik benefisial

Jika seorang ahli menjawab “bukan saya” tanpa menamakan sesiapa, ahli itu belum melaksanakan kewajipannya: mereka dikehendaki, setakat yang mungkin, menyatakan nama dan butiran orang yang mencukupi untuk mengenal pasti mereka. Notis s.60C(3) kepada ahli itu, dan kepada sesiapa lagi yang berkemungkinan mengetahui, adalah langkah seterusnya yang betul.

Notis dan jawapan boleh dihantar secara fizikal atau elektronik. Rekodkan tarikh setiap satu dihantar dan diterima, dan simpan kedua-duanya bersama daftar.

Namakan pengurusan kanan, kemudian teruskan usaha

Apabila langkah-langkah yang munasabah telah diambil dan syarikat masih membuat kesimpulan bahawa ia tiada pemilik benefisial, bahawa pemilik benefisial tidak dapat dikenal pasti, atau bahawa ia masih dalam proses memperoleh maklumat itu, ia mesti memberikan nama dan butiran seorang individu yang memegang jawatan pengurusan kanan yang bertanggungjawab utama terhadap pengurusan syarikat, sebagai ganti pemilik benefisial.

Lebih daripada seorang boleh dinamakan. Butiran yang diperlukan termasuk jawatan yang disandang, tarikh pelantikan kepada jawatan itu, dan sebab penamaan pengurusan kanan dan bukannya pemilik benefisial.

Ini adalah langkah pengganti sementara. Garis Panduan yang disemak menambah perenggan 47 pada Januari 2025 yang menyatakan bahawa walaupun pengurusan kanan telah dinamakan, syarikat mesti memastikan usaha berterusan dilaksanakan untuk mengenal pasti pemilik benefisial. Sebaik sahaja maklumat itu diperoleh, butiran pengurusan kanan digantikan dengan butiran pemilik benefisial.

Apa yang terdedah kepada pihak yang tidak memberi respons

Kewajipan itu bukan milik syarikat sahaja. Di bawah s.60C(8), sesiapa yang melanggar notis di bawah seksyen itu melakukan suatu kesalahan — melainkan mereka membuktikan bahawa maklumat itu sudah pun berada dalam milikan syarikat, atau bahawa kehendak untuk memberikannya adalah, atas sebab lain, remeh atau menyusahkan.

Di bawah s.60C(9), seseorang yang, semasa cuba mematuhi sesuatu notis, membuat kenyataan yang mereka ketahui palsu, atau membuat kenyataan palsu secara melulu, melakukan suatu kesalahan. Dan di bawah s.60D, seorang pemilik benefisial mempunyai kewajipan bebas untuk memberitahu syarikat, melaporkan sebarang perubahan kepada butiran mereka, dan melaporkan penamatan status secepat yang praktik; pelanggaran adalah suatu kesalahan di bawah s.60D(4).

Tiada satu pun daripada seksyen-seksyen ini menyatakan hukuman, maka s.588(2) menyediakannya: bagi seorang individu, denda sehingga RM50,000 atau penjara sehingga tiga tahun atau kedua-duanya.

Contoh notis SSM menyatakan pendedahan ini secara jelas pada muka notis itu sendiri, dengan memetik s.60C(7) dan s.593. Mengubah suai templat itu dibenarkan, tetapi kekalkan amaran statutori itu di dalamnya — notis yang berbunyi seperti permintaan yang sopan menghasilkan kesenyapan yang sopan.

Kesilapan biasa

• Membiarkan ruangan itu kosong dan bukannya menamakan pengurusan kanan, atas anggapan bahawa pemfailan yang tidak lengkap lebih selamat daripada pemfailan yang anggaran. Ia tidak selamat.
• Menghantar satu notis sahaja dan berhenti. SSM menghendaki sekurang-kurangnya dua percubaan, berserta rekod.
• Menerima penafian semata-mata. Seorang ahli yang menyatakan mereka bukan pemilik benefisial mesti menamakan siapa pemilik itu, setakat yang mereka mampu.
• Menamakan pengurusan kanan secara kekal dan menutup perkara itu.
• Tidak menyimpan bukti penghantaran atau pos. Fail itulah pembelaannya.
• Menggugurkan amaran statutori daripada templat notis yang diubah suai.

Langkah seterusnya

Sebaik sahaja nama itu ditetapkan — sama ada pemilik benefisial atau pengurusan kanan sementara — butiran itu dimasukkan ke dalam daftar dalam tempoh 14 hari selepas penerimaan di bawah menyimpan daftar BO, dan pemfailan itu menyusul dalam tempoh 14 hari selepas kemasukan tersebut melalui e-BOS.

Jika kesukaran itu bersifat analitikal dan bukannya sikap — pemegang saham itu bekerjasama tetapi strukturnya tidak jelas — kaji kriteria itu melalui siapa yang dikira sebagai pemilik benefisial.