Pelaporan Pemilikan Benefisial di Malaysia

Kebanyakan syarikat di Malaysia percaya mereka telah selesai dengan pemilikan benefisial pada 2024. Mereka log masuk ke e-BOS semasa tempoh peralihan, menamakan pemegang saham mereka, mendapat pengakuan, dan menutup fail itu.

Itu bahagian yang mudah, dan ia hanya sekali sahaja. Apa yang sebenarnya diwujudkan oleh Bahagian 8A ialah sebuah mesin kekal dengan tiga bahagian yang bergerak — notis tahunan yang mesti anda hantar, daftar yang mesti anda simpan di pejabat berdaftar, dan jam pemfailan yang bermula semula setiap kali sesuatu berubah. Kebanyakan kegagalan pematuhan yang kini berada dalam fail syarikat di Malaysia bukanlah kegagalan memfailkan pada 2024. Ia ialah kegagalan meneruskan pemfailan sejak itu.

Apa yang sebenarnya berubah pada 1 April 2024

Akta Syarikat (Pindaan) 2024 [Act A1701] menerima perkenan diraja pada 24 Januari 2024 dan diwartakan pada 2 Februari 2024. Ia memasukkan Bahagian 8A baharu — seksyen 60A hingga 60E — ke dalam Akta Syarikat 2016, dan Bahagian itu berkuat kuasa pada 1 April 2024.

Sebelum ini, pelaporan pemilikan benefisial di Malaysia berjalan berdasarkan Garis Panduan 2020 untuk Rangka Kerja Pelaporan Pemilikan Benefisial Orang Undang-Undang (Guideline for the Reporting Framework for Beneficial Ownership of Legal Persons). Garis panduan itu mengecualikan beberapa kategori entiti atas alasan mereka sudah melaporkan pemilikan kepada pengawal selia lain. Bahagian 8A menghapuskan struktur itu.

Tiga perubahan yang paling penting:

Sebelum Bahagian 8A	Dari 1 April 2024
Beberapa kategori dikecualikan, termasuk entiti yang melapor kepada pengawal selia lain	Tiada pengecualian untuk mana-mana kelas syarikat
Pemilikan benefisial ditangkap terutamanya melalui penyata tahunan	Daftar tersendiri di pejabat berdaftar, tambah pemfailan berterusan melalui e-BOS
Rangka kerja berasaskan garis panduan	Kewajipan berkanun dalam ss.60A–60D dengan kesalahan yang dilampirkan

Seksyen 2 Akta juga dipinda supaya “pemilik benefisial”, berhubung dengan sesuatu syarikat, kini bermaksud seseorang sebagaimana diperuntukkan dalam s.60A — dan berhubung dengan saham, pemilik muktamad, dengan jelas mengecualikan penama (nominee) apa jua bentuk.

Adakah syarikat saya perlu melakukan ini?

Ya. Perenggan 13 Garis Panduan SSM menyatakan dengan jelas bahawa tiada syarikat dikecualikan daripada pemakaian Bahagian 8A. Itu merangkumi:

• Setiap syarikat yang diperbadankan di bawah Akta Syarikat 2016 — persendirian, awam, dihadkan menerusi saham atau menerusi jaminan
• Setiap syarikat asing yang didaftarkan di bawah Akta
• Syarikat milik kerajaan dan milik negeri, yang mengisytiharkan jawatan berkenaan sebagai pemilik benefisial
• Syarikat yang melaporkan pemilikan kepada pengawal selia lain, termasuk yang sebelum ini dikecualikan atas alasan itu

Seksyen 60E memang membenarkan Menteri mengecualikan sesuatu kelas syarikat melalui perintah yang disiarkan dalam Warta, apabila syarikat tersebut tertakluk kepada keperluan serupa di bawah undang-undang bertulis lain. SSM telah mengesahkan bahawa tiada pengecualian sedemikian diberikan, kerana tiada undang-undang bertulis lain mengenakan keperluan serupa dengan Bahagian 8A.

Satu-satunya pengecualian sebenar bersifat praktikal dan bukannya undang-undang: SSM telah menyatakan bahawa sebaik syarikat memasuki penggulungan atau pembubaran, ia tidak lagi tertakluk kepada rangka kerja ini — tetapi jika penggulungan itu dihentikan atau syarikat dikembalikan semula, kewajipan itu hidup semula dan maklumat mesti dikemas kini.

Siapakah pemilik benefisial?

Seksyen 60A mentakrifkan pemilik benefisial sebagai orang persendirian yang akhirnya memiliki atau mengawal sesuatu syarikat, dan termasuk seseorang yang menjalankan kawalan berkesan muktamad ke atas syarikat.

Dua akibat menyusul serta-merta, dan kedua-duanya kerap terlepas pandang.

Pemilik benefisial sentiasa merupakan seorang manusia. Pemegang saham korporat tidak sekali-kali boleh dinamakan sebagai pemilik benefisial. Jika Sdn Bhd A dimiliki sepenuhnya oleh Sdn Bhd B, jawapannya bukan “Sdn Bhd B” — anda menembusi B untuk melihat individu di sebaliknya.

Tidak memegang saham bukanlah pembelaan. Garis Panduan menetapkan enam kriteria bagi syarikat yang dihadkan menerusi saham, dan seseorang individu ialah pemilik benefisial jika mereka memenuhi satu atau lebih daripadanya:

Kriteria	Ujian
A	Memegang, secara langsung atau tidak langsung, tidak kurang daripada 20% saham
B	Memegang, secara langsung atau tidak langsung, tidak kurang daripada 20% saham mengundi
C	Mempunyai hak untuk menjalankan kawalan berkesan muktamad, formal atau tidak formal, ke atas syarikat, pengarahnya atau pengurusannya
D	Mempunyai hak atau kuasa untuk melantik atau memberhentikan pengarah yang memegang majoriti hak mengundi pada mesyuarat lembaga
E	Merupakan ahli yang, di bawah suatu perjanjian dengan ahli lain, seorang diri mengawal majoriti hak mengundi
F	Memegang kurang daripada 20% saham atau saham mengundi tetapi menjalankan kawalan atau pengaruh yang ketara ke atas syarikat

Saham di sini bermaksud saham biasa. Bagi syarikat yang dihadkan menerusi jaminan, hanya kriteria C, D dan E yang dinilai.

Kriteria F ialah cabang yang menangkap orang yang semua orang lupa: pengasas yang memindahkan saham kepada ahli keluarga tetapi lembaga masih mengikut cadangannya, pembiaya yang persetujuannya diperlukan secara praktik bagi setiap keputusan material. Garis Panduan menyatakan dengan jelas bahawa seseorang individu yang mempunyai kawalan berkesan muktamad tidak perlu memegang apa-apa saham dalam syarikat atau memegang apa-apa jawatan di dalamnya.

Terdapat satu kelonggaran. Perenggan 34 memperuntukkan bahawa seseorang individu yang memberi nasihat, cadangan atau usul dalam kapasiti profesional tidak dianggap menjalankan pengaruh yang ketara atau kawalan dominan. Juruaudit, peguam dan setiausaha syarikat anda bukanlah pemilik benefisial anda hanya kerana menasihati anda.

Contoh terperinci bagi setiap bentuk — rantaian pegangan, penama keluarga, amanah dan cabang pengaruh — dinyatakan dalam siapakah pemilik benefisial.

Dua jam yang tiada siapa asingkan

Di sinilah kebanyakan syarikat tidak patuh tanpa mereka sedari.

Terdapat dua kewajipan berbeza dengan dua tarikh akhir berbeza, dan yang kedua tidak bermula sehingga yang pertama selesai:

1. Rekod dalam daftar. Di bawah s.60C(4), apabila syarikat menerima maklumat sebagai respons kepada notis, ia mesti merekodkan dalam daftar pemilik benefisial — dalam tempoh 14 hari dari tarikh maklumat diterima — kedua-dua tarikh notis dikeluarkan dan butiran yang diterima.
2. Failkan kepada Pendaftar. Di bawah s.60B(3) dan (4), syarikat mesti memfailkan notis apa-apa perubahan pada butiran dalam daftar dalam tempoh 14 hari dari tarikh perubahan itu direkodkan dalam daftar.

Baca jam kedua itu dengan teliti. Ia berjalan dari tarikh catatan daftar, bukan dari tarikh maklumat itu tiba. Buat catatan daftar pada hari ke-14 dan tarikh akhir pemfailan anda ialah hari ke-28. Buat catatan daftar pada hari ke-2 dan tarikh akhir pemfailan anda ialah hari ke-16.

Garis Panduan yang disemak semula yang dikeluarkan pada 10 Januari 2025 menjadikan struktur dua langkah ini jelas dalam perenggan 20, sedangkan versi 1 April 2024 telah memampatkannya menjadi satu arahan tunggal. Mana-mana panduan yang ditulis daripada versi 2024 — iaitu kebanyakannya — menyatakan satu jam sedangkan terdapat dua.

Mod kegagalan praktikal biasanya bukan pemfailan lewat. Ia ialah syarikat yang memfailkan dengan segera melalui e-BOS dan tidak pernah mencipta catatan daftar langsung, kerana setiausaha menganggap pengakuan e-BOS sebagai rekod. Itu ialah pelanggaran s.60C(4) dan s.60B(1) yang tersembunyi di sebalik sejarah e-BOS yang kelihatan bersih sepenuhnya.

Apa yang mesti terkandung dalam daftar

Seksyen 60B(1) mengkehendaki daftar merekodkan nama penuh, alamat, kewarganegaraan, pengenalan dan tempat kediaman biasa setiap pemilik benefisial, tarikh mereka menjadi pemilik benefisial, tarikh mereka berhenti, dan apa-apa maklumat lain yang dikehendaki oleh Pendaftar.

Pendaftar telah mengkehendaki lebih banyak lagi. Garis Panduan menyenaraikan tiga belas butiran yang perlu diperoleh: nama penuh, alamat tempat kediaman biasa, alamat perniagaan, alamat e-mel, kewarganegaraan, tarikh lahir, bangsa, jantina, nombor NRIC atau pasport, jawatan dalam syarikat jika ada, jenis dan kriteria pemilik benefisial, tarikh menjadi pemilik benefisial dan tarikh pemberhentian.

Apabila seseorang individu memenuhi lebih daripada satu kriteria, setiap kriteria mesti direkodkan secara berasingan. Daftar mesti disimpan di pejabat berdaftar, atau di tempat lain di Malaysia yang dimaklumkan kepada Pendaftar, dalam bahasa Melayu atau Inggeris, dalam bentuk fizikal atau elektronik.

Perincian penuh tentang daftar itu sendiri terdapat dalam menyimpan daftar BO.

Jentera notis di bawah s.60C

Anda tidak boleh memenuhi Bahagian 8A dengan bertanya kepada pemegang saham anda secara tidak formal. Akta memberikan syarikat satu set kuasa notis berkanun dan Garis Panduan menjadikan penggunaannya wajib.

Notis	Bila ia digunakan
s.60C(1)	Kepada mana-mana ahli — adakah anda pemilik benefisial, dan jika tidak, siapa?
s.60C(2)	Kepada seseorang yang syarikat percaya ialah pemilik benefisial
s.60C(3)	Kepada sesiapa yang syarikat percaya mengetahui siapa pemilik benefisial itu
s.60C(5)	Kepada pemilik benefisial apabila syarikat percaya butiran telah berubah
s.60C(6)	Kepada pemilik benefisial apabila syarikat percaya butiran adalah salah

Notis s.60C(1) mesti dihantar kepada ahli sekurang-kurangnya sekali dalam setiap tahun kalendar, terikat dengan kitaran penyata tahunan. Notis contoh SSM memberi penerima 30 hari untuk membalas. Notis dan jawapan boleh dalam bentuk fizikal atau elektronik, dan kedua-duanya mesti direkodkan dan disimpan bersama daftar sebagai dokumen sokongan.

Kaitan penyata tahunan kini berkanun, bukan sekadar pentadbiran. Seksyen 4 dan 26 Akta Syarikat (Pindaan) 2024 berkuat kuasa pada 30 November 2024 melalui pemberitahuan warta P.U.(B) 475/2024. Seksyen 4 meminda s.68(3) untuk mengkehendaki penyata tahunan syarikat memasukkan maklumat pemilikan benefisial di bawah s.60B(1) dan alamat tempat daftar itu disimpan — perenggan baharu 68(3)(ia) dan (ib) — dan s.26 mengenakan keperluan setara ke atas penyata tahunan syarikat asing melalui perenggan baharu 576(2)(ha) dan (hb). SSM telah menerbitkan aneksur BO penyata tahunan yang berkaitan. Oleh itu maklumat pemilikan benefisial kini merupakan sebahagian daripada penyata tahunan, dan tidak lagi terletak hanya dalam e-BOS dan daftar.

SSM juga telah mengesahkan bahawa maklumat yang diberikan secara sukarela oleh pemilik benefisial tidak melepaskan syarikat daripada menghantar notis. Seseorang pemilik benefisial mempunyai kewajipannya sendiri di bawah s.60D untuk memberitahu syarikat, melaporkan perubahan, dan melaporkan pemberhentian secepat yang praktik — tetapi kewajipan itu berjalan selari dengan kewajipan syarikat, bukan sebagai gantinya.

Apabila pemilik benefisial tidak dapat dikenal pasti

Jika syarikat telah mengambil segala langkah yang munasabah dan masih membuat kesimpulan bahawa ia tiada pemilik benefisial, bahawa pemilik benefisial tidak dapat dikenal pasti, atau bahawa ia masih dalam proses memperoleh maklumat itu, ia mesti menamakan seorang orang persendirian yang memegang jawatan pengurusan kanan yang terutamanya bertanggungjawab menguruskan syarikat, sebagai pengganti pemilik benefisial.

Ini adalah pemegang tempat (placeholder), bukan penyelesaian. Garis Panduan yang disemak semula menambah perenggan 47 pada Januari 2025 khususnya untuk menyatakan bahawa walaupun menamakan pengurusan kanan, syarikat mesti memastikan usaha berterusan dijalankan dalam mengenal pasti pemilik benefisial. Menamakan pengarah urusan anda dan menutup fail itu bukanlah pematuhan.

Laluan peningkatan penuh — berapa banyak notis, apa bukti yang perlu disimpan, apa yang perlu dilakukan apabila pemegang saham sekadar enggan — terdapat dalam apabila pemilik benefisial tidak membalas.

Syarikat yang baru diperbadankan

Sebuah syarikat baharu mempunyai 60 hari dari tarikh pelantikan setiausaha syarikat untuk memperoleh maklumat pemilikan benefisialnya. Tempoh 60 hari itu termasuk kedua-dua tempoh 14 hari — catatan daftar s.60C(4) dan pemfailan s.60B(3) — jadi seorang setiausaha yang memulakan proses notis pada hari ke-55 sudah menjadikan tarikh akhir itu mustahil.

Syarikat asing yang baru didaftarkan berfungsi secara berbeza: ia mesti memfailkan maklumat pemilikan benefisial pada peringkat pendaftaran di bawah s.562(1)(fa), kemudian merekodkan maklumat itu dalam daftarnya dalam tempoh 14 hari selepas pendaftaran.

Penyimpanan: tujuh tahun selepas keluar

Seksyen 60B(5) mengkehendaki syarikat menyimpan maklumat seseorang yang telah direkodkan sebagai pemilik benefisial tetapi kemudiannya berhenti menjadi pemilik benefisial, selama tujuh tahun dari tarikh pemberhentian.

Kewajipan itu melekat pada dokumen sokongan juga — notis, jawapan, dokumen pengenalan yang diperakui. Seorang pemegang saham yang menjual keluar pada 2025 masih menjana fail yang mesti disimpan oleh syarikat sehingga 2032.

Siapa yang boleh melihat maklumat itu

Maklumat pemilikan benefisial tidak tersedia kepada umum. Terdapat dua stor berasingan dengan akses yang sedikit berbeza:

• Daftar syarikat, di pejabat berdaftar: pihak berkuasa berwibawa, agensi penguatkuasaan undang-undang, pemilik benefisial itu sendiri dan orang yang mereka beri kuasa. Seorang pemilik benefisial hanya boleh melihat maklumatnya sendiri. Syarikat mesti menyediakan salinan apabila diminta.
• Registri Pendaftar (RBO), yang disalurkan oleh e-BOS: kategori yang sama, tambah badan awam yang menjalankan perolehan kerajaan, dan mana-mana orang lain yang ditetapkan oleh Menteri.

Peraturan-Peraturan Syarikat (Akses kepada Daftar dan Maklumat Berhubung dengan Pemilikan Benefisial) 2025 berkuat kuasa pada 10 Januari 2025, dan SSM membuka kemudahan kaunter untuk membekalkan maklumat pemilikan benefisial pada 28 Januari 2025 di Menara SSM@Sentral, pada caj yang dinyatakan sebanyak RM20.00 setiap syarikat. Pemohon mendaftar melalui portal SSM4U terlebih dahulu dan mesti mengemukakan persetujuan bertulis daripada pemilik benefisial, kecuali dalam kes pihak berkuasa berwibawa dan agensi penguatkuasaan.

Perlu diberi perhatian, juruaudit tiada hak akses. SSM telah mengesahkan bahawa juruaudit tidak dikehendaki melaporkan kekurangan dalam daftar pemilik benefisial dan oleh itu tidak memerlukan akses kepadanya bagi tujuan audit. Jika juruaudit anda meminta daftar BO, permintaan itu tiada asas berkanun.

Apa sebenarnya penaltinya

Peruntukan	Pendedahan
s.60B — daftar, pemfailan, penyimpanan	Syarikat dan setiap pegawai: denda sehingga RM20,000, tambah sehingga RM500 bagi setiap hari kesalahan berterusan selepas sabitan
s.60C(7) — syarikat gagal mengeluarkan notis atau merekod jawapan	Kesalahan; tiada penalti khusus dinyatakan, jadi penalti am s.588 terpakai
s.60C(8) — orang yang mengabaikan notis	Kesalahan, melainkan maklumat itu sudah dalam milikan syarikat atau permintaan itu remeh atau menyakitkan hati
s.60C(9) — pernyataan palsu atau melulu dalam jawapan	Kesalahan
s.60D(4) — pemilik benefisial gagal memberitahu	Kesalahan

Apabila Akta mewujudkan sesuatu kesalahan tanpa menyatakan penalti, s.588(2) membekalkannya: bagi seorang individu, denda sehingga RM50,000 atau pemenjaraan sehingga tiga tahun atau kedua-duanya; bagi sesuatu pertubuhan perbadanan, denda sehingga RM50,000.

Ambil perhatian bahawa s.60B(6) menjangkau “syarikat dan setiap pegawai” — pengarah dan setiausaha syarikat terdedah secara peribadi, bukan hanya syarikat.

Tempoh peralihan telah ditutup

Ini ialah pernyataan lapuk yang paling biasa dalam kandungan Malaysia mengenai topik ini. Urutannya adalah:

• 1 April 2024 — Bahagian 8A berkuat kuasa; tempoh tiga bulan hingga 30 Jun 2024 diumumkan dalam PD 9/2024
• 13 Mei 2024 — Practice Directive 9/2024 dikeluarkan
• 27 Mei 2024 — PD 9/2024 disemak semula, melanjutkan tempoh sebanyak tiga bulan lagi hingga 30 September 2024
• 1 Oktober 2024 — jam 14 hari terpakai sepenuhnya; fi pemfailan lewat dan fi pembetulan dikenakan

Banyak panduan masih menyatakan 30 Jun 2024 sebagai tarikh potong, dan beberapa menyatakan penguatkuasaan bermula pada 1 Julai 2024. Kedua-duanya salah: semakan 27 Mei 2024 mengalihkan garisan itu ke 30 September 2024. SSM juga menyatakan bahawa tiada pelanjutan lanjut akan diberikan, dengan memetik penilaian bersama FATF Malaysia.

Pemfailan itu sendiri adalah percuma. Tiada fi dikenakan untuk memfailkan maklumat pemilikan benefisial atau untuk mengemas kini perubahan pada butiran. Fi pemfailan lewat dan fi pembetulan pula perkara yang berbeza, dan pembetulan maklumat yang telah difailkan berjalan melalui s.602 dan Practice Note 6/2019.

Practice Directive No. 9/2024 (Revised) kekal sebagai arahan pemfailan yang beroperasi bagi syarikat. Ia tidak digantikan: Garis Panduan yang disemak semula 10 Januari 2025 dan Peraturan-Peraturan Syarikat (Akses kepada Daftar dan Maklumat Berhubung dengan Pemilikan Benefisial) 2025 berada di sebelahnya, bukan menggantikannya. Practice Note No. 5/2025 yang berasingan mengawal pemfailan pemilikan benefisial bagi perkongsian liabiliti terhad melalui e-BOS LLP, tetapi itu ialah rangka kerja LLP dan tidak menggantikan PD 9/2024 bagi syarikat.

Kesilapan biasa

• Menganggap penyerahan e-BOS sebagai daftar. Kedua-duanya adalah kewajipan berasingan di bawah seksyen berasingan. Pengakuan e-BOS bukanlah daftar s.60B.
• Menjalankan jam pemfailan dari tarikh yang salah. Ia berjalan dari catatan daftar di bawah s.60B(4), bukan dari tarikh maklumat itu tiba.
• Menamakan pemegang saham korporat. Sesuatu pertubuhan perbadanan tidak sekali-kali boleh menjadi pemilik benefisial; anda mesti menembusi kepada seorang orang persendirian.
• Melangkau notis tahunan s.60C(1) kerana pemilikan tidak berubah. Notis itu dikehendaki sekurang-kurangnya sekali setahun kalendar tanpa mengira apa-apa.
• Menganggap sesebuah syarikat dikecualikan kerana ia dorman, dimiliki sepenuhnya oleh asing, atau dikawal selia di tempat lain. Perenggan 13 Garis Panduan tidak mengakui apa-apa pengecualian.
• Menamakan pengurusan kanan secara kekal. Ia ialah pemegang tempat, dan perenggan 47 Garis Panduan yang disemak semula mengkehendaki usaha berterusan untuk mengenal pasti pemilik benefisial sebenar.
• Memusnahkan fail apabila pemegang saham keluar. Tujuh tahun dari pemberhentian, di bawah s.60B(5).
• Bergantung pada versi 2024 Garis Panduan. Garis Panduan disemak semula pada 10 Januari 2025 dan perenggan pintu masuknya ditulis semula.

Apa yang seterusnya

Mulakan dengan masalah pengenalpastian dan bukannya skrin pemfailan: telaah enam kriteria terhadap rantaian pemilikan sebenar anda dalam siapakah pemilik benefisial, kemudian sediakan dua jam itu dengan betul menggunakan menyimpan daftar BO dan memfailkan maklumat BO melalui e-BOS.

Jika seorang pemegang saham tidak menjawab, jangan biarkan fail itu hanyut — laluan peningkatan dan bukti yang perlu anda simpan terdapat dalam apabila pemilik benefisial tidak membalas.