How to Appoint a Company Secretary in Malaysia

Daripada semua tarikh akhir yang dihadapi oleh Sdn Bhd yang baharu, inilah satu yang paling kerap terlepas pandang oleh pengarah — bukan kerana ia sukar, tetapi kerana tiada siapa yang mengingatkan mereka sehingga SSM sendiri yang berbuat demikian. Dan versi peraturan yang kebanyakan mereka pernah dengar hanyalah separuh daripada ceritanya: tempoh 30 hari itu bukan sekadar formaliti sekali sahaja bagi syarikat baharu. Ia timbul semula setiap kali jawatan itu menjadi kosong, sepanjang hayat syarikat.

Dua peraturan 30 hari, yang bukan peraturan yang sama

Peruntukan	Apa yang dinyatakan	Bila ia terpakai
s.236(2)	Setiausaha pertama hendaklah dilantik dalam tempoh 30 hari daripada tarikh pemerbadanan	Sekali sahaja, pada permulaan
s.240	Jawatan setiausaha tidak boleh dibiarkan kosong lebih daripada 30 hari pada bila-bila masa	Setiap kekosongan, buat selama-lamanya
s.235(1)	Syarikat hendaklah mempunyai sekurang-kurangnya seorang setiausaha	Secara berterusan, tanpa sebarang tempoh tangguh

Baca empat perkataan terakhir s.240 itu. Kebanyakan panduan menggabungkannya begitu sahaja dengan tarikh akhir pemerbadanan, sehingga pengarah beranggapan kewajipan itu selesai sebaik sahaja setiausaha pertama menandatangani penerimaan jawatan. Hakikatnya tidak begitu. Seksyen 235(1) adalah kewajipan sepanjang masa; s.240 pula ialah toleransi penguatkuasaan di sekelilingnya.

Siapa yang dibenarkan anda lantik

Seksyen 235(1) menetapkan syarat asas yang tiada kaitan langsung dengan badan profesional. Setiausaha itu mestilah seorang perseorangan, berumur 18 tahun ke atas, seorang warganegara Malaysia atau penduduk tetap, dan bermastautin biasa di Malaysia dengan mempunyai tempat kediaman utama di sini. Keempat-empat syarat ini terpakai serentak. Seorang warganegara Malaysia yang tempat kediaman utamanya telah berpindah ke Singapura tidak layak, walau apa sekalipun kelayakannya.

Barulah selepas itu s.235(2) menimbulkan soal profesionalisme, dan ia menawarkan dua laluan: keahlian sesebuah badan yang disenaraikan dalam Jadual Keempat Akta, atau lesen yang diberikan oleh SSM di bawah s.20G Akta Suruhanjaya Syarikat Malaysia 2001.

Inilah langkah yang hampir setiap panduan lain terlepas pandang. Melayakkan diri bukan bermakna dibenarkan bertindak. Seksyen 241(1) menghendaki seseorang yang layak dan yang berhasrat untuk bertindak berdaftar di bawah seksyen tersebut sebelum dia boleh bertindak, dan pendaftaran itu menghasilkan sijil amalan yang dikeluarkan di bawah s.241(4)(b). Seksyen 238(1)(c) mendiskualifikasikan seseorang yang berhenti memegang sijil tersebut — jadi sijil yang luput bukan sekadar hal pentadbiran, ia adalah diskualifikasi automatik.

Sebelum melantik sesiapa, minta nombor sijil itu. SSM menghendaki nombor itu dinyatakan apabila setiausaha melaksanakan sesuatu dokumen dalam kapasiti itu, memfailkan apa-apa dengan Pendaftar, atau berkorespondensi dengan SSM.

Urutan pelantikan

Susunan ini penting, kerana dua daripada langkah ini adalah prasyarat berkanun dan bukan sekadar formaliti.

1. Semak kelayakan. Sahkan s.235(1) pada zahirnya, kemudian sahkan sijil amalan s.241 masih sah. Sijil yang telah luput lebih daripada 12 bulan tidak boleh diperbaharui begitu sahaja — pemegangnya perlu membuat permohonan baharu dan menerima nombor baharu.
2. Peroleh kebenaran bertulis — s.236(3). Kebenaran pelantik mesti diperoleh sebelum pelantikan dibuat. Tarikhkan surat kebenaran itu pada atau sebelum tarikh resolusi, bukan selepasnya.
3. Luluskan resolusi lembaga pengarah — s.236(1). Lembaga Pengarah yang melantik, bukan ahli syarikat. Catatkan tarikh berkuat kuasa dengan jelas; setiap tempoh masa yang berikutnya bermula daripada tarikh itu.
4. Failkan pemberitahuan s.58 kepada SSM dalam tempoh 14 hari. Seksyen 58(1)(d) merangkumi seseorang yang menjadi setiausaha dan s.58(1)(e) seseorang yang berhenti menjadi setiausaha. Apabila anda menggantikan setiausaha yang keluar, kedua-dua limb ini terpakai. Seksyen 58(4) membawa denda tidak melebihi RM50,000 ditambah RM500 bagi setiap hari kesalahan itu berterusan.
5. Kemas kini daftar syarikat sendiri dalam tempoh 14 hari — s.57(4). Ini adalah kewajipan berasingan daripada pemfailan SSM, dan inilah yang paling kerap tertinggal kerana orang menganggap pemfailan itu sudah merangkuminya. Seksyen 57(6) membawa denda tidak melebihi RM10,000 ditambah RM500 sehari.
6. Serahkan rekod s.47. Jika setiausaha terdahulu memegangnya, setiausaha yang baharu memerlukan set lengkap yang disimpan di pejabat berdaftar: notis pendaftaran, perlembagaan jika ada, semua daftar berkanun termasuk daftar pemilik benefisial, minit dan resolusi ahli mahupun Lembaga Pengarah, dan rekod perakaunan s.245.

Perangkap kapasiti berganda dalam syarikat berpengarah tunggal

Seksyen 242 melarang seseorang bertindak dalam kapasiti berganda sebagai pengarah dan setiausaha dalam apa-apa situasi yang Akta menghendaki atau membenarkan sesuatu dilakukan oleh seorang pengarah dan seorang setiausaha. Ia tidak menghalang seseorang daripada memegang kedua-dua jawatan — ia menghalang satu tandatangan daripada memenuhi keperluan dua tandatangan.

Bagi Sdn Bhd yang berpengarah tunggal dan berpemegang saham tunggal, perkara ini sangat menentukan, kerana situasi dua tandatangan itulah yang sentiasa timbul. Dalam praktiknya, syarikat sebegini melantik setiausaha luar.

Siapa yang menanggung liabiliti

Seksyen 235(4) ringkas dan ia menuju ke satu arah sahaja: syarikat dan setiap pengarah yang melanggar seksyen itu melakukan suatu kesalahan. Sama ada s.235 mahupun s.240 tidak menyatakan denda, jadi s.588(2) menyediakannya — bagi seorang individu, denda tidak melebihi RM50,000 atau penjara sehingga tiga tahun atau kedua-duanya, dan oleh kerana “individu” bermaksud seorang perseorangan, setiap pengarah terdedah secara peribadi dan berasingan daripada syarikat.

Setiausaha yang telah meletak jawatan tidak bertanggungjawab bagi jurang kekosongan itu. Di bawah s.237(4) pendedahannya terhad kepada perbuatan dan peninggalan semasa tempoh jawatannya sendiri, dan s.237 tidak mengenakan kewajipan untuk kekal berjawatan sehingga pengganti ditemui.

Pendakwaan jarang berlaku. Kelumpuhan operasi pula tidak. Tanpa setiausaha yang berjawatan, syarikat tidak dapat memfailkan dengan kemas perubahan pengarah, peruntukan saham, caj atau penyata tahunan — jadi sesuatu kekosongan cenderung mencetuskan lapisan kedua kemungkiran, setiap satunya membawa penaltinya sendiri, jauh sebelum sesiapa didakwa atas kemungkiran yang pertama.

Kesilapan biasa

• Menganggap tempoh 30 hari itu sebagai peraturan pemerbadanan sekali sahaja. Seksyen 240 menjadikannya kewajipan berterusan, dan s.235(1) langsung tiada tempoh tangguh.
• Meluluskan resolusi lembaga pengarah terlebih dahulu dan mengumpul kebenaran bertulis kemudian, sedangkan s.236(3) menghendaki kebenaran itu diperoleh sebelum pelantikan dibuat.
• Menerima keahlian MAICSA atau MIA sebagai bukti seseorang itu boleh bertindak. Ia hanya mewujudkan kelayakan di bawah s.235(2); s.241 masih menghendaki sijil amalan yang sah.
• Memfailkan pemberitahuan s.58 dan menganggap tugas itu selesai, sedangkan daftar s.57 dibiarkan tidak dipinda — suatu kewajipan 14 hari yang berasingan dengan penaltinya sendiri.
• Melantik warganegara Malaysia yang tinggal di luar negara. Seksyen 235(1) menghendaki tempat kediaman utama di Malaysia.
• Menganggap syarikat lesap dikecualikan. Hakikatnya tidak; jawatan itu mesti diisi sama ada syarikat berniaga atau tidak.
• Menyalahkan setiausaha yang telah keluar atas sesuatu kekosongan. Seksyen 235(4) meletakkan tanggungjawab itu ke atas syarikat dan setiap pengarah.

Langkah seterusnya

Jika anda masih memilih antara calon, butiran mengenai badan Jadual Keempat, pelesenan SSM, pembaharuan sijil amalan dan keperluan CPE Oktober 2025 terdapat dalam panduan kelayakan setiausaha syarikat. Jika jawatan itu sudah kosong, baca peraturan kekosongan s.240 untuk mengetahui apa yang sedang berjalan menentang anda pada masa ini. Jika anda menggantikan setiausaha sedia ada, senarai serahan dan pemfailan selari ditetapkan dalam panduan menukar setiausaha syarikat anda, dan laluan keluar setiausaha yang berhenti itu sendiri dirangkumi di bawah peletakan jawatan setiausaha.