The Resident Director Requirement and the Nominee Director Trap

Cuba cari cara memperbadankan syarikat Malaysia sebagai warga asing dan anda akan ditawarkan seorang pengarah penama dalam masa tiga klik sahaja. Pitchnya sentiasa berbentuk sama: undang-undang memerlukan pengarah tempatan, kami menyediakannya, ia sekadar formaliti, ini yuran tahunannya.

Dua perkara yang tidak betul dalam pitch tersebut. Undang-undang tidak memerlukan pengarah tempatan, dan ia bukan formaliti bagi sesiapa yang terlibat.

Apa yang sebenarnya dikehendaki oleh seksyen 196(4)

Akta Syarikat 2016 (Companies Act 2016) menetapkan bilangan minimum lembaga pengarah sebagai satu pengarah bagi syarikat persendirian dan dua bagi syarikat awam (s.196(1)). Seorang pengarah mestilah orang perseorangan yang berumur sekurang-kurangnya lapan belas tahun (s.196(2)).

Kemudian s.196(4):

Bagi maksud seksyen ini, bilangan minimum pengarah — (a) hendaklah bermastautin biasa di Malaysia dengan mempunyai tempat kediaman utama di Malaysia; dan (b) tidak termasuk pengarah ganti atau pengarah pengganti.

Perhatikan apa yang tiada di situ. Tiada sebutan tentang kewarganegaraan, tentang taraf penduduk tetap, tentang Kad Pengenalan, atau tentang sebarang taraf imigresen. Ujiannya adalah kediaman sebagai fakta: adakah Malaysia tempat kediaman utama orang itu.

Tiga akibat berikutan daripada ini, dan setiap satunya bercanggah dengan cara syarat ini biasa dijual.

Seorang warga asing yang tinggal di Malaysia layak. Jika anda telah berpindah dan rumah anda di sini, anda boleh menjadi satu-satunya pengarah syarikat anda sendiri. Tiada apa-apa dalam s.196 yang menghalangnya.

Seorang warganegara Malaysia yang tinggal di luar negara mungkin tidak layak. Seorang pengasas yang memegang pasport Malaysia tetapi rumah utamanya telah berada di Singapura selama enam tahun tidak semestinya memenuhi s.196(4)(a). Kewarganegaraan tidak menyelesaikan ujian kediaman.

Hanya bilangan minimum yang perlu bermastautin. Syarikat persendirian hanya memerlukan seorang. Jika lembaga pengarah anda mempunyai tiga pengarah, satu pengarah pemastautin sudah memenuhi s.196(4) dan dua yang lain boleh tinggal di mana-mana sahaja. Syarikat lazimnya melantik seorang pengarah penama pemastautin dan mengekalkan pengasas asing dalam lembaga pengarah, yang mana ini betul — tetapi ini juga bermakna slot pengarah penama itu hanya satu kerusi, bukan majoriti.

Syarat yang sebenarnya diingati oleh kebanyakan orang ialah bagi setiausaha syarikat, yang di bawah s.235(1)(c) mesti seorang warganegara atau penduduk tetap Malaysia. Itu adalah ujian kewarganegaraan yang sebenar, bagi jawatan yang berlainan. Percampuran kedua-dua perkara ini adalah punca kebanyakan kekeliruan dalam bidang ini.

Di mana syarat ini sebenarnya memberi kesan kepada pengasas asing

Masalahnya jarang sekali soal kelayakan. Ia adalah soal turutan.

Seorang pengasas yang belum berpindah ke Malaysia tidak boleh secara jujur mendakwa mempunyai tempat kediaman utama di sini pada saat pemerbadanan. Dan laluan imigresen untuk mengatasinya — Employment Pass — berjalan mengikut arah bertentangan: pas itu dipohon oleh sebuah syarikat yang telah wujud dan telah berdaftar dengan Bahagian Perkhidmatan Ekspatriat (Expatriate Services Division). Anda memerlukan syarikat itu dahulu sebelum boleh mendapatkan pas, dan anda mungkin memerlukan taraf kediaman sebelum boleh menjadi satu-satunya pengarah syarikat itu.

Jurang itu memang wujud, dan itulah alasan komersial yang jujur untuk susunan pengarah penama. Ia juga hanya kes yang sementara. Sebaik sahaja pengasas berpindah dan Malaysia menjadi tempat kediaman utamanya, masalah s.196(4) itu hilang dan pengarah penama menjadi yuran berulang yang melindungi terhadap risiko yang sudah tidak lagi wujud.

Tanya mana-mana penyedia perkhidmatan yang menawarkan yuran pengarah penama tahunan bagaimana rupa proses keluar mereka.

Seorang pengarah penama tetap seorang pengarah

Tiada istilah seperti pengarah separa, pengarah pasif, pengarah pematuhan atau pengarah nama sahaja dalam undang-undang Malaysia. Akta ini mengiktiraf satu jawatan sahaja dan melekatkan satu set kewajipan kepadanya.

Seksyen 213(1) menghendaki seorang pengarah menjalankan kuasanya menurut Akta, bagi tujuan yang wajar, dan dengan suci hati demi kepentingan terbaik syarikat. Seksyen 213(2) menghendaki penjagaan, kemahiran dan ketekunan yang munasabah. Pelanggarannya membawa hukuman penjara sehingga lima tahun atau denda sehingga RM3 juta, atau kedua-duanya.

Seksyen 217 kemudiannya menangani kes pengarah penama secara langsung. Seorang pengarah yang dilantik oleh, atau sebagai wakil, seorang ahli, majikan atau pemegang debentur hendaklah bertindak demi kepentingan terbaik syarikat, dan di mana kewajipan itu bercanggah dengan kewajipan kepada orang yang melantiknya, tidak boleh mengenepikan kewajipan yang terhutang kepada syarikat. Pelanggaran membawa pendedahan hukuman yang sama — lima tahun penjara dan RM3 juta.

Jadi susunan yang dijual itu — anda tandatangan, kami yang putuskan — adalah tepat susunan yang cuba dilarang oleh s.217.

Seksyen 210 meluaskan lagi skopnya. Bagi maksud ss.213 hingga 218, 223 dan 228, “pengarah” turut termasuk Ketua Pegawai Eksekutif, Ketua Pegawai Kewangan, Ketua Pegawai Operasi dan mana-mana orang lain yang bertanggungjawab utama terhadap pengurusan syarikat. Dan definisi pengarah di bawah s.2 sudah pun termasuk seseorang yang menurut arahan atau petunjuknya majoriti pengarah biasa bertindak.

Baca kedua-duanya bersama. Pemilik benefisial yang memberi arahan kepada pengarah penama tidak berdiri di luar rejim liabiliti tersebut. Mereka berada di dalam definisi pengarah, walaupun tidak pernah muncul dalam daftar.

Apa yang sebenarnya dicapai oleh instrumen perlindungan tersebut

Susunan pengarah penama didokumenkan secara bertulis. Bundel yang biasa digunakan ialah indemniti daripada pemilik benefisial, satu surat ikatan pelantikan yang menyekat kuasa pengarah penama, satu polisi insurans pengarah dan pegawai, serta satu surat peletakan jawatan yang ditandatangani tanpa tarikh dan disimpan dalam escrow.

Berikut adalah apa yang sebenarnya dilakukan oleh setiap satu di bawah Akta.

Indemniti di pihak syarikat adalah terbatal. Seksyen 288 menjadikan mana-mana peruntukan — dalam perlembagaan syarikat, dalam kontrak dengan syarikat, atau selainnya — yang mengecualikan seorang pegawai daripada, atau memberi indemniti kepadanya terhadap, mana-mana liabiliti yang sepatutnya terpakai kerana kecuaian, keingkaran, pelanggaran kewajipan atau pelanggaran amanah berhubung dengan syarikat itu terbatal. Bukan sebahagiannya sahaja yang tidak boleh dikuatkuasakan. Terbatal sepenuhnya.

Indemniti dan insurans pihak ketiga terhenti setakat s.213. Seksyen 289(4) memang membenarkan sebuah syarikat memberi indemniti kepada seorang pegawai bagi liabiliti yang terhutang kepada orang selain syarikat, dan s.289(5) membenarkan syarikat itu, dengan kelulusan Lembaga Pengarah terlebih dahulu, mengambil insurans bagi liabiliti sivil dan kos pembelaan. Kedua-duanya kelihatan seperti jawapannya. Kemudian s.289(6):

Dalam hal seorang pengarah, subseksyen (4) dan perenggan (5)(a) dan (b) tidak terpakai bagi mana-mana liabiliti sivil atau jenayah berhubung dengan pelanggaran kewajipan sebagaimana yang dinyatakan dalam seksyen 213.

Risiko terbesar yang ditanggung oleh seorang pengarah penama adalah tepat risiko yang dikecualikan secara nyata oleh statut itu daripada kedua-dua indemniti dan insurans. Seksyen 289(3) masih membenarkan tuntutan semula kos apabila penghakiman diberikan memihak kepada pengarah itu, mereka dibebaskan, atau mereka diberi kelegaan di bawah Akta — tetapi itu adalah bayaran balik selepas menang, bukan perlindungan bagi kekalahan.

Indemniti persendirian daripada pemilik benefisial secara peribadi terletak di luar skop s.288, kerana ia bukan peruntukan syarikat. Nilainya juga bergantung sepenuhnya kepada kemampuan kewangan pemberi indemniti itu, di bidang kuasa mana sekalipun ia boleh disaman, dan ia tidak boleh menyentuh denda jenayah.

Surat peletakan jawatan tanpa tarikh adalah instrumen paling lemah dalam bundel itu. Seksyen 208(2) membenarkan seorang pengarah meletak jawatan dengan memberi notis bertulis kepada syarikat di pejabat berdaftarnya, dan s.208(3) menjadikan notis itu berkuat kuasa apabila ia diserahkan di alamat pejabat berdaftar atau pada tarikh kemudian yang dinyatakan di dalamnya. Sepucuk surat yang ditandatangani tetapi disimpan oleh orang lain belum diserahkan, dan pengarah penama biasanya tidak mengawal pejabat berdaftar tersebut. Seksyen 196(3) kemudian menganggap mana-mana peletakan jawatan sebagai tidak berkesan sekiranya ia akan menyebabkan lembaga pengarah jatuh di bawah bilangan minimum, dan s.209(1) melarang sama sekali seorang pengarah tunggal atau pengarah terakhir yang tinggal daripada meletak jawatan sehingga satu mesyuarat ahli dipanggil untuk menerima notis itu dan melantik penggantinya.

Bagi seorang pengarah penama yang menjadi satu-satunya pengarah pemastautin sebuah syarikat yang dikawal oleh seseorang di luar negara, kedua-dua seksyen ini bergabung menjadi sesuatu yang tidak selesa: jalan keluar bergantung kepada kerjasama orang yang cuba anda tinggalkan itu sendiri.

Jika anda ditawarkan jawatan pengarah pemastautin

Anggaplah ia sebagai menanggung pendedahan peribadi tanpa had kepada sebuah perniagaan yang tidak anda uruskan, dan tetapkan harga mengikutnya — atau tolak sahaja.

Perkara minimum yang perlu anda desak sebelum menandatangani:

• Akses langsung dan bebas kepada rekod perakaunan. Seksyen 245 mewajibkannya, dan s.539 menjadikan setiap pegawai bertanggungan jenayah sekiranya buku-buku yang betul tidak disimpan.
• Melihat mandat bank dan mengetahui siapa penandatangan yang dibenarkan.
• Pengesahan bertulis tentang pemilik benefisial, yang dalam apa jua keadaan mesti dikenal pasti dan direkodkan oleh syarikat di bawah rejim pemilikan benefisial dalam ss.60A hingga 60E.
• Satu susunan tetap untuk kertas kerja lembaga pengarah sebelum keputusan dibuat, bukan selepasnya. Peraturan pertimbangan perniagaan (business judgment rule) di bawah seksyen 214 melindungi keputusan yang termaklum; ia langsung tidak melindungi ketidakhadiran.
• Salinan perlembagaan syarikat dan daftar ahli anda sendiri.

Jika seorang penyedia perkhidmatan menolak mana-mana daripada perkara ini, susunan yang mereka jual itu adalah satu di mana anda menanggung liabiliti di bawah s.213 tetapi tidak dapat melaksanakan kewajipan di bawah s.213.

Kesilapan biasa

• Membeli pengarah penama kerana anda membaca bahawa pengarah “tempatan” diperlukan. Seksyen 196(4) adalah ujian kediaman. Semak sama ada anda sendiri memenuhinya sebelum membayar sesiapa.
• Menganggap pengarah penama mesti menjadi majoriti lembaga pengarah. Hanya bilangan minimum yang perlu bermastautin — satu kerusi sahaja pada lembaga pengarah syarikat persendirian.
• Menggunakan pengarah ganti untuk mengisi slot pemastautin. Seksyen 196(4)(b) secara nyata mengecualikan pengarah ganti dan pengarah pengganti.
• Bergantung kepada polisi D dan O untuk risiko teras. Seksyen 289(6) menidakkan kedua-dua insurans dan indemniti pihak ketiga bagi liabiliti di bawah s.213.
• Bergantung sama sekali kepada indemniti syarikat. Seksyen 288 membatalkannya.
• Percaya bahawa pemilik benefisial berada di luar rejim ini. Definisi pengarah di bawah s.2 merangkumi sesiapa sahaja yang biasa dituruti oleh lembaga pengarah.
• Mengekalkan pengarah penama selepas berpindah. Sebaik sahaja Malaysia menjadi tempat kediaman utama anda, syarat yang mewajarkan yuran itu sudah tidak lagi terpakai kepada anda.
• Menganggap surat peletakan jawatan tanpa tarikh sebagai jalan keluar. Ia belum diserahkan, dan ss.196(3) serta 209(1) mungkin tetap menjadikannya tidak berkesan.

Langkah seterusnya

Jika anda seorang pengasas asing, jawab satu soalan sebelum membeli apa-apa: pada hari anda memperbadankan syarikat, di manakah tempat kediaman utama anda? Jika jawapannya Malaysia, anda tidak memerlukan pengarah penama. Jika jawapannya belum lagi Malaysia, anda memerlukannya buat sementara waktu, dan susunan tersebut perlu ditulis dengan tarikh tamat yang jelas dikaitkan dengan penghijrahan anda.

Jika anda sedang mempertimbangkan untuk menerima jawatan pengarah pemastautin dengan bayaran, baca s.213, s.217, s.288 dan s.289(6) mengikut turutan itu, kemudian tentukan sama ada bayaran itu mencukupi untuk menampung had RM3 juta yang tidak boleh dilindungi secara sah oleh mana-mana polisi insurans di Malaysia.

---

Status pengesahan. Draf berbantukan AI, belum disemak oleh pakar bidang. Rujukan statutori adalah kepada Akta Syarikat 2016 (Akta 777) sebagaimana dicetak semula oleh SSM setakat 1 Ogos 2022. Tiada apa-apa di sini yang merupakan nasihat undang-undang bagi sesuatu pelantikan tertentu, dan penalti yang disebut adalah maksimum berkanun yang dinyatakan dalam Akta.