Menubuhkan Pejabat Perwakilan atau Pejabat Serantau di Malaysia (Status RE/RO MIDA)

Syarikat asing yang mahukan kakitangan bertapak di Malaysia — untuk menilai pasaran, menjalankan penyelidikan produk, atau menyelaras gabungan syarikat serantaunya — tidak perlu memperbadankan syarikat berdagang yang dikenakan cukai untuk berbuat demikian. Malaysia menawarkan status bukan berdagang yang dibina khas untuk tujuan ini: Pejabat Perwakilan (RE) atau Pejabat Serantau (RO), yang diluluskan oleh Lembaga Pembangunan Pelaburan Malaysia (MIDA).

Ia merupakan instrumen yang sengaja dibataskan. RE/RO boleh mengumpul maklumat, menyelaras, dan menjalankan R&D bagi pihak ibu pejabatnya, tetapi ia tidak boleh menjual, mengeluarkan invois, atau menandatangani kontrak dengan bayaran. Melangkaui had itu, statusnya menjadi alat yang salah. Berikut ialah cara ia berfungsi.

Apakah sebenarnya RE/RO?

Pejabat Perwakilan / Pejabat Serantau ialah pejabat yang ditubuhkan di Malaysia oleh syarikat atau organisasi asing untuk menjalankan aktiviti yang dibenarkan berkaitan ekonomi, perdagangan dan pelaburan bagi ibu pejabat atau prinsipalnya. Yang penting, ia tidak dikehendaki diperbadankan di bawah Akta Syarikat 2016 — tetapi penubuhannya tetap memerlukan kelulusan Kerajaan Malaysia, yang diberikan melalui MIDA.

Kedua-dua label ini menerangkan dua tujuan yang berbeza:

Ciri	Pejabat Perwakilan (RE)	Pejabat Serantau (RO)
Tujuan teras	Mengumpul maklumat tentang peluang pelaburan, meningkatkan perdagangan dua hala, mempromosikan eksport Malaysia, dan menjalankan R&D	Bertindak sebagai pusat penyelarasan bagi gabungan syarikat, subsidiari dan ejen kumpulan di Asia Tenggara dan Asia Pasifik
Pengguna biasa	Syarikat yang menguji atau mengkaji pasaran Malaysia	Syarikat yang sudah beroperasi secara serantau dan memerlukan hab
Nota cukai ekspatriat	Ekspatriat tertakluk kepada cukai pendapatan biasa	Ekspatriat dikenakan cukai ke atas bahagian pendapatan bercukai yang berkaitan dengan hari yang dihabiskan di Malaysia

Nama RE/RO mestilah sama dengan entiti induk, dan pejabat itu hanya boleh beroperasi dari premis komersial — sama sekali bukan alamat kediaman.

Apakah yang sebenarnya boleh dilakukan oleh RE/RO?

RE/RO yang diluluskan boleh menjalankan senarai aktiviti yang ditetapkan bagi pihak ibu pejabatnya. Temanya yang menyatukan: tiada apa-apa yang mengakibatkan urus niaga komersial secara langsung.

Aktiviti yang dibenarkan termasuk:

• Mengumpul dan menganalisis maklumat, atau menjalankan kajian kebolehlaksanaan tentang peluang pelaburan dan perniagaan di Malaysia dan rantau ini;
• Merancang atau menyelaras aktiviti perniagaan;
• Mengenal pasti sumber bahan mentah, komponen atau produk perindustrian lain;
• Menjalankan penyelidikan dan pembangunan produk;
• Bertindak sebagai pusat penyelarasan bagi gabungan syarikat, subsidiari dan ejen kumpulan di rantau ini;
• Aktiviti lain yang tidak akan mengakibatkan urus niaga komersial sebenar secara langsung.

Apakah yang dilarang daripada dilakukan?

Larangan inilah yang menyebabkan kebanyakan pemohon tersasar. RE/RO yang diluluskan tidak boleh:

• Terlibat dalam sebarang perdagangan (termasuk import dan eksport), perniagaan, atau apa-apa bentuk aktiviti komersial;
• Menyewa kemudahan pergudangan — sebarang penghantaran, pemindahan atau penyimpanan barangan mesti dikendalikan oleh ejen atau pengedar tempatan;
• Menandatangani kontrak perniagaan bagi pihak perbadanan asing, atau menyediakan perkhidmatan dengan bayaran;
• Mengambil bahagian dalam pengurusan harian mana-mana subsidiari, gabungan syarikat atau cawangannya di Malaysia.

Dalam praktik, ini bermakna pejabat itu merupakan pos pemantauan dan penyelaras, bukan pusat keuntungan. Sebaik sahaja pihak induk ingin mengeluarkan invois kepada pelanggan Malaysia atau menjalankan operasi tempatan, ia sepatutnya memperbadankan subsidiari — sesuatu yang secara jelas digalakkan oleh MIDA kepada pemohon apabila status RE/RO tamat tempoh.

Siapakah yang layak, dan berapakah kos untuk mengendalikannya?

Pemohon yang layak terbahagi kepada tiga kumpulan luas: agensi kerajaan asing; organisasi, universiti dan institusi asing; dan syarikat asing (kedua-dua konglomerat dan bukan konglomerat). Sektor yang layak ialah sektor pembuatan, sub-sektor perkhidmatan yang dipromosikan oleh MIDA (lain-lain dipertimbangkan mengikut kes), dan sektor kerajaan/organisasi asing.

Tiada keperluan modal berbayar dalam garis panduan, kerana pejabat itu bukan sebuah syarikat. Sebaliknya, gerbang kewangan utamanya ialah komitmen perbelanjaan operasi (OPEX), yang dikenakan pada minimum di bawah atau seperti yang dicadangkan oleh pemohon, mengikut mana yang lebih tinggi. Pejabat itu mesti dibiayai oleh dana yang berpunca daripada sumber di luar Malaysia.

Jenis pemohon	Baharu	Lanjutan pertama	Lanjutan seterusnya
Agensi kerajaan, organisasi, universiti dan institusi asing	RM300,000 / tahun	RM300,000 / tahun	RM300,000 / tahun
Syarikat asing (bukan konglomerat)	RM300,000 / tahun	RM600,000 / tahun	Tidak berkenaan
Syarikat asing (konglomerat)	RM300,000 / tahun	RM600,000 / tahun	RM1 juta / tahun

Semua angka adalah setahun. OPEX yang meningkat merupakan dorongan: syarikat swasta mendapat paling banyak satu lanjutan sebelum MIDA menjangkakan ia sama ada melokalkan (memperbadankan) atau, jika ia konglomerat besar, komited dengan jumlah yang jauh lebih tinggi.

Berapa lamakah status ini berkuat kuasa, dan apakah tugas berterusannya?

Kelulusan diberikan untuk tempoh minimum dua tahun, dengan mana-mana tempoh lanjutan dipertimbangkan berdasarkan merit setiap kes; bagi agensi kerajaan, tempohnya ditetapkan mengikut keperluan. Selain komitmen OPEX, kewajipan berterusan termasuk:

• Pelaporan tahunan. Laporan kemajuan / penyata aktiviti tahunan mesti dikemukakan kepada MIDA setiap 12 bulan, dan sebelum sebarang lanjutan diluluskan.
• Masa lanjutan. Sebarang permohonan untuk melanjutkan RE/RO (atau jawatan ekspatriat) mesti dikemukakan sekurang-kurangnya tiga bulan sebelum tarikh tamat tempoh.
• Caruman berkanun. Semua pekerja yang diambil bekerja oleh RE/RO mesti berdaftar dan mencarum kepada Pertubuhan Keselamatan Sosial (PERKESO) dan Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP).

Bolehkah ia mengambil ekspatriat bekerja?

Ya, tertakluk kepada syarat yang terikat dengan fungsi diluluskan pejabat itu. Jawatan ekspatriat dipertimbangkan hanya untuk peranan pengurusan dan teknikal, dan komposisi kakitangan yang ideal ialah 2 ekspatriat berbanding 1 rakyat Malaysia. Setiap ekspatriat yang diluluskan mesti dibayar gaji pokok minimum sebanyak RM5,000 sebulan (atau seperti yang dicadangkan, mengikut mana yang lebih tinggi), dan pas penggajian sah untuk satu tahun, boleh diperbaharui setiap tahun.

Kelayakan minimum bagi jawatan ekspatriat ialah ijazah dengan sekurang-kurangnya tiga tahun pengalaman berkaitan, diploma dengan sekurang-kurangnya lima tahun, atau sijil sekolah menengah dengan sekurang-kurangnya sepuluh tahun — atau kelayakan/pengalaman yang dicadangkan oleh syarikat, mengikut mana yang lebih tinggi.

Bagaimanakah cara untuk memohon?

Permohonan baharu mesti dikemukakan oleh entiti induk, ditandatangani oleh penandatangan yang diberi kuasa dan dimeterai dengan cop rasmi; permohonan lanjutan boleh ditandatangani oleh ketua RE/RO di Malaysia. Permohonan untuk RE/RO baharu, lanjutan, atau jawatan ekspatriat tambahan difailkan dalam talian melalui portal Invest Malaysia (investmalaysia.mida.gov.my).

Dokumen sokongan teras bagi permohonan baharu ialah sijil pemerbadanan syarikat induk, penyata kewangan teraudit dua tahun terkininya (dalam bahasa Inggeris), dan profil syarikat dalam bahasa Inggeris — di samping, bagi mana-mana ekspatriat, salinan yang disahkan bagi sijil akademik, pasport, dan resume.

Satu nota penghalaan penting: permohonan berkaitan perbankan dan perkhidmatan kewangan tidak dikendalikan oleh MIDA. Ia dikemukakan kepada Bank Negara Malaysia (Bank Pusat Malaysia), jabatan Peraturan dan Penyeliaan.

Adakah ini laluan popular untuk masuk ke Malaysia?

Ia merupakan saluran yang mantap dan digunakan secara berterusan, bukannya laluan pasaran besar-besaran. Bagi tahun 2025, MIDA melaporkan pelaburan diluluskan sebanyak RM145.1 juta yang berkaitan dengan RE/RO, di samping utama 70 RE/RO diluluskan dan 787 peluang pekerjaan.

Pecahan negara sumber terkini yang diterbitkan oleh MIDA berlabel 2023, apabila punca utama ialah Singapura (15 kelulusan), China (11), Korea Selatan (8), Jepun (6) dan Sepanyol (5) — satu profil yang sesuai dengan peranan status ini sebagai pengkalan komitmen rendah untuk pengembangan serantau dan Asia Pasifik. Oleh sebab data negara itu adalah daripada tahun yang lebih awal berbanding angka pelaburan utama, ia harus dibaca sebagai corak petunjuk dan bukannya gambaran keseluruhan tahun 2025.

Apa yang seterusnya

Jika aktiviti yang anda hasratkan benar-benar bukan komersial — kajian pasaran, R&D, atau menyelaras gabungan syarikat serantau — RE/RO ialah cara yang bersih dan kos rendah untuk menubuhkan kehadiran tanpa memperbadankan. Sebelum memohon, pastikan tiga perkara: tiada satu pun daripada aktiviti yang anda rancang menyentuh senarai larangan, pihak induk boleh membiayai sekurang-kurangnya RM300,000 setahun dari luar Malaysia, dan (bagi bank dan firma kewangan) anda memohon kepada Bank Negara dan bukan MIDA.

Sebaliknya, jika anda menjangka untuk mengeluarkan invois kepada pelanggan, menyimpan stok, atau menjalankan operasi, rancang untuk pemerbadanan dari mula — subsidiari Malaysia di bawah Akta Syarikat 2016 — kerana RE/RO tidak boleh menjadi jambatan kepada perdagangan dan MIDA akan menjangkakan anda melokalkan apabila status itu luput. Sahkan angka garis panduan semasa di laman web MIDA sebelum memfailkan, kerana ambang OPEX dan syarat disemak semula dari semasa ke semasa.