Sebuah syarikat Malaysia mesti pada setiap masa mempunyai pejabat berdaftar di Malaysia yang boleh dialamatkan semua komunikasi dan notis, dan pejabat itu mesti terbuka dan boleh diakses oleh orang awam pada waktu perniagaan biasa. Ia adalah alamat serahan di sisi undang-undang dan tempat lalai rekod berkanun syarikat anda disimpan. Ia tidak semestinya tempat anda berniaga — tetapi bagi sesetengah lesen, alamat maya tidak akan diterima.
- Pejabat berdaftar adalah wajib pada setiap masa dan mesti berada di Malaysia — Akta Syarikat 2016, s.46(1)
- Ia mesti terbuka dan boleh diakses oleh orang awam pada waktu perniagaan biasa (s.46(2))
- Sebarang pertukaran alamat mesti dimaklumkan kepada SSM dalam tempoh 14 hari (s.46(3)); pelanggaran s.46 membawa denda sehingga RM50,000
- Seksyen 47 menyenaraikan dokumen yang mesti disimpan di situ, termasuk notis pendaftaran, daftar, minit mesyuarat dan rekod perakaunan
- Rekod selain minit mesyuarat ahli boleh disimpan di tempat lain sekiranya SSM dimaklumkan (s.47(2))
- Pejabat berdaftar bukanlah sama dengan alamat perniagaan — anda boleh berniaga di tempat yang sama sekali berbeza
- Rejim pelesenan yang memerlukan premis fizikal yang boleh diperiksa akan menolak alamat maya bergaya peti mel
Untuk siapa: Syarikat baharu yang sedang memilih alamat, dan syarikat yang menggunakan alamat setiausaha syarikat atau penyedia pejabat maya.
Dalam halaman ini
Tiga alamat, dan ketiga-tiganya bukan perkara yang sama.
Pejabat berdaftar anda ialah tempat undang-undang menyampaikan notis kepada anda. Alamat perniagaan anda ialah tempat anda berniaga. Alamat surat-menyurat anda ialah tempat yang anda mahu pos dihantar. Sebuah syarikat boleh mempunyai tiga alamat yang berlainan, dan kebanyakannya memang begitu.
Apa yang dikehendaki oleh undang-undang
Seksyen 46(1) Akta Syarikat 2016: sesebuah syarikat hendaklah pada setiap masa mempunyai pejabat berdaftar di Malaysia yang boleh dialamatkan semua komunikasi dan notis.
Seksyen 46(2): pejabat berdaftar hendaklah terbuka dan boleh diakses oleh orang awam pada waktu perniagaan biasa.
Seksyen 46(3): sebarang pertukaran alamat mesti dimaklumkan kepada Pendaftar dalam tempoh empat belas hari.
Pelanggaran s.46 membawa denda tidak melebihi RM50,000 bagi syarikat dan setiap pegawai yang mungkir.
Syarat kebolehaksesan dalam s.46(2) itu adalah fasal yang jarang dibaca oleh kebanyakan orang. Pejabat berdaftar bukanlah peti mel dari segi undang-undang — ia adalah tempat saman boleh diserahkan dan tempat orang awam boleh datang pada waktu perniagaan.
Apa yang perlu disimpan di situ
Seksyen 47(1) menyenaraikannya: notis pendaftaran yang dikeluarkan di bawah s.15, perlembagaan jika ada, sijil-sijil yang dikeluarkan di bawah Akta, semua daftar, buku, rekod dan dokumen yang dikehendaki di bawah Akta, minit mesyuarat ahli dan resolusi, minit mesyuarat Lembaga Pengarah dan jawatankuasa serta resolusi, salinan komunikasi bertulis kepada ahli, salinan semua penyata kewangan, rekod perakaunan yang dikehendaki oleh s.245, dan salinan instrumen yang mewujudkan caj.
Terdapat fleksibiliti. Di bawah s.47(2), mana-mana dokumen tersebut kecuali minit mesyuarat ahli dan resolusi boleh disimpan di tempat lain selain pejabat berdaftar, dengan syarat notis diberikan kepada Pendaftar. Perubahan kepada tempat itu dimaklumkan dalam tempoh 14 hari (s.47(3)).
Jadi susunan praktikal yang kebanyakan syarikat kecil akhirnya gunakan — daftar bersama setiausaha syarikat, rekod perakaunan bersama jurubuku, komputer riba di bilik lapang pengasas — adalah boleh dilaksanakan, tetapi ia adalah susunan yang dimaklumkan, bukan susunan yang tidak dikawal selia.
Bolehkah anda menggunakan pejabat maya?
Bagi pejabat berdaftar itu sendiri, biasanya boleh. Susunan yang paling lazim di Malaysia ialah menggunakan pejabat setiausaha syarikat, yang memenuhi s.46 dengan selesa kerana pejabat profesional yang berkakitangan sememangnya terbuka dan boleh diakses semasa waktu perniagaan.
Di manalah ia menjadi masalah ialah pada segala-galanya yang lain yang membaca alamat anda.
Pelesenan yang memerlukan premis yang boleh diperiksa. Lesen premis perniagaan (lesen premis) daripada pihak berkuasa tempatan anda dikeluarkan berdasarkan premis sebenar — majlis itu melesenkan sesuatu tempat, bukan sesebuah syarikat. Alamat maya tidak mempunyai apa-apa untuk diperiksa oleh seorang pegawai, dan majlis berbeza-beza dari segi ketegasan penguatkuasaannya, jadi anggaplah ia sebagai persoalan mengikut majlis masing-masing dan bukan satu peraturan kebangsaan.
Perdagangan pengedaran dan lesen WRT. KPDN mengawal selia penyertaan asing dalam sektor perdagangan pengedaran, dan pengamal pelesenan secara konsisten melaporkan bahawa alamat pejabat maya tidak diterima bagi permohonan WRT, yang dinilai berdasarkan premis fizikal yang mematuhi keperluan pengezonan dan keselamatan pihak berkuasa tempatan. Kekonsistenan itu adalah petunjuk yang kuat, tetapi ia adalah laporan pengamal dan bukan petikan terus daripada garis panduan — sahkan perkataan semasa dengan KPDN sebelum anda komited kepada sesuatu alamat.
Bank. Proses pembukaan akaun korporat dan uji tuntas yang dipertingkatkan (enhanced due diligence) lazimnya meminta untuk melihat alamat operasi, terutamanya bagi syarikat milik asing. Pejabat berdaftar yang jelas kelihatan sebagai alamat penyedia perkhidmatan bukanlah sesuatu yang membawa kegagalan automatik, tetapi ia sendiri tidak akan memuaskan hati bank yang bertanya di mana perniagaan itu sebenarnya beroperasi.
Imigresen dan pas pekerjaan. Permohonan yang bergantung kepada substans operasi Malaysia dinilai berdasarkan tempat kerja yang sebenar.
Kesilapan lazim
- Menganggap pejabat berdaftar mesti berada di tempat anda bekerja. Ia tidak semestinya begitu.
- Terlupa notifikasi 14 hari. Berpindah pejabat dan memaklumkan SSM dua bulan kemudian adalah pelanggaran s.46(3) di bawah seksyen yang membawa siling denda RM50,000.
- Menyimpan minit mesyuarat ahli di luar premis. Seksyen 47(2) membenarkan kebanyakan rekod disimpan di tempat lain dengan notis — minit mesyuarat ahli dan resolusi adalah pengecualian.
- Membeli alamat maya sebelum menyemak lesen yang anda perlukan. Alamat itu murah untuk disediakan tetapi mahal untuk diuraikan sebaik sahaja pihak berkuasa pelesenan menolaknya.
- Kehilangan akses apabila setiausaha bertukar. Jika pejabat berdaftar anda adalah alamat setiausaha yang akan bertukar, menukar firma bermakna anda perlu menukar pejabat berdaftar dan memaklumkan SSM dalam tempoh dua minggu yang sama.
Langkah seterusnya
Tentukan alamat anda mengikut susunan ini: apakah yang dikehendaki oleh lesen yang saya perlukan, apakah yang akan diterima oleh bank, dan barulah pertimbangkan apa yang mudah. Jika anda sudah mempunyai alamat maya dan ada permohonan lesen yang perlu difailkan, semak keperluan premis sebelum anda memfailkan apa-apa.
Perkara berikut sengaja tidak dinyatakan atau diterangkan secara umum sahaja sehingga disahkan oleh pakar bidang:
- Confirm the current KPDN requirement for physical business premises in a WRT / distributive trade application against the Guidelines on Foreign Participation in the Distributive Trade Services
- Local authority premise licence (lesen premis) requirements vary by council — confirm with the specific PBT rather than assuming a national rule
- Confirm whether LHDN and the banks currently accept a company secretary's or virtual office address as a correspondence address for their own onboarding purposes
Sumber
- Companies Act 2016 (Act 777), as at 1 August 2022 — SSM
- Perdagangan Pengedaran (Distributive Trade) — KPDN
Sejarah perubahan
| Versi | Tarikh | Perubahan | Oleh |
|---|---|---|---|
| 01.00 | 20 Jul 2026 | Approved and published. | — |