Registering a Foreign Company Branch in Malaysia

Yuran pendaftaran ialah bahagian yang dibajet oleh semua orang. Ia bukan bahagian yang menyakitkan.

Sebuah syarikat asing yang mendaftarkan cawangan di Malaysia membayar antara RM5,000 dan RM70,000 sekali sahaja. Selepas itu, ia mengemukakan penyata tahunan pada RM500, penyata kewangan pada RM200, keseluruhan akaun syarikat induk asing itu, dan penyata teraudit berasingan bagi aset yang digunakan dalam dan liabiliti yang timbul daripada operasinya di Malaysia — setiap tahun, selama-lamanya, dengan seorang individu tempatan yang dinamakan bertanggungan peribadi atas penalti jika mana-mana daripadanya lewat.

Bandingkan itu dengan sebuah Sdn Bhd yang diperbadankan secara tempatan pada RM1,000 untuk ditubuhkan, RM150 setahun untuk penyata tahunan dan RM50 untuk penyata kewangan teraudit, dan keputusan mengenai cawangan itu kelihatan berbeza.

Bila anda mesti mendaftar — dan bila anda tidak perlu

Seksyen 561(1): sebuah syarikat asing tidak boleh menjalankan perniagaan di Malaysia melainkan ia didaftarkan sebagai syarikat asing di bawah Akta. Seksyen 561(4) menjadikan syarikat asing itu dan setiap pegawainya yang melanggarnya sebagai pesalah.

Seksyen 561(3) meluaskan maksud “menjalankan perniagaan” untuk merangkumi penubuhan atau penggunaan pejabat pemindahan atau pendaftaran saham, dan mentadbir, menguruskan atau sebaliknya berurusan dengan harta yang terletak di Malaysia sebagai ejen, wakil peribadi di sisi undang-undang atau pemegang amanah.

Jadual Ketiga Belas kemudian menarik keluar semula sepuluh aktiviti. Sebuah syarikat asing tidak dianggap menjalankan perniagaan di Malaysia semata-mata kerana ia:

• menjadi pihak dalam sesuatu tindakan, guaman, prosiding pentadbiran atau timbang tara, atau menyelesaikannya;
• mengadakan mesyuarat pengarah atau pemegang sahamnya, atau menguruskan hal ehwal dalamannya;
• mengekalkan akaun bank;
• melaksanakan jualan melalui kontraktor bebas;
• memohon atau memperoleh pesanan yang hanya menjadi mengikat jika diterima di luar Malaysia;
• mewujudkan bukti hutang atau caj ke atas harta alih atau harta tak alih;
• menjamin atau mengutip hutang, atau menguatkuasakan sekuriti baginya;
• menjalankan satu transaksi tersendiri yang selesai dalam tempoh tiga puluh satu hari, dan bukan salah satu daripada satu siri transaksi yang berulang dari semasa ke semasa;
• melabur dana atau memegang harta; atau
• mengimport barang secara sementara di bawah Customs Act 1967 (Akta Kastam 1967) untuk paparan, pameran, demonstrasi atau sebagai sampel dagangan, bagi tujuan pengeksportan semula dalam tempoh tiga bulan.

Baca senarai itu sebelum anda membuat kesimpulan bahawa anda memerlukan sebuah cawangan. Sebahagian besar jualan rentas sempadan ke Malaysia terletak dalam perenggan (e).

Berapakah kos pendaftaran

Item 32 jadual yuran dalam Companies Regulations 2017 (Peraturan-Peraturan Syarikat 2017), berdasarkan modal saham yang ditukar kepada ringgit pada kadar pertukaran semasa:

Modal saham	Yuran pendaftaran
Tidak melebihi RM1 juta	RM5,000
Melebihi RM1 juta sehingga RM10 juta	RM20,000
Melebihi RM10 juta sehingga RM50 juta	RM40,000
Melebihi RM50 juta sehingga RM100 juta	RM60,000
Melebihi RM100 juta	RM70,000
Tiada modal saham	RM70,000

Tempahan nama berharga RM50 bagi setiap tiga puluh hari atau sebahagian daripadanya, dihadkan pada 180 hari. Di bawah s.564(1), cawangan itu mesti didaftarkan di bawah nama yang sama seperti di tempat asalnya, tertakluk kepada ketersediaan nama itu di bawah s.26 — jadi sebuah syarikat induk yang namanya berlanggar dengan entiti Malaysia yang sedia ada menghadapi masalah sebenar, bukan sekadar latihan penjenamaan semula.

Apa yang perlu difailkan untuk mendaftar

Seksyen 562(1) menghendaki: nama, pengenalan diri, kewarganegaraan dan tempat kediaman biasa bagi setiap pemegang saham di Malaysia (berserta butiran korporat jika pemegang saham itu ialah badan korporat); butiran yang sama bagi setiap orang yang dilantik sebagai pengarah syarikat asing itu di Malaysia; senarai pemegang saham atau ahli di tempat asal; kelas dan bilangan saham di tempat asal; bagi syarikat berhad tanpa modal saham, jumlah yang dijanjikan oleh setiap ahli untuk disumbangkan semasa penggulungan; dan nama serta alamat seorang ejen bermastautin di Malaysia yang dilantik di bawah memorandum pelantikan atau surat kuasa wakil.

Garis panduan SSM menambah dokumen-dokumen berikut: salinan disahkan sijil pemerbadanan atau pendaftaran, salinan disahkan memorandum dan artikel atau perlembagaan yang setara jika ada, permohonan tempahan nama dan e-mel kelulusannya, serta penyata persetujuan ejen. Apa-apa dokumen yang bukan dalam Bahasa Malaysia atau Bahasa Inggeris memerlukan terjemahan yang disahkan.

Jangkaan yang diterbitkan oleh SSM ialah notis pendaftaran dalam tempoh satu hari bekerja daripada penyerahan yang lengkap. Sijil pendaftaran hanya dikeluarkan atas permintaan, dengan bayaran.

Ejen bukan sekadar formaliti pentadbiran

Seksyen 563(1) menghendaki sebuah syarikat asing melantik seorang ejen di Malaysia pada setiap masa, yang:

• terus menjadi ejen tersebut;
• bertanggungjawab bagi semua tindakan, perkara dan urusan yang dikehendaki dilakukan oleh syarikat asing itu di bawah Akta; dan
• bertanggungan peribadi bagi semua penalti yang dikenakan ke atas syarikat asing itu bagi apa-apa pelanggaran Akta, melainkan ejen itu berjaya meyakinkan mahkamah yang membicarakan perkara tersebut bahawa ejen tidak sepatutnya bertanggungan.

Perhatikan skopnya. Bukan bab syarikat asing sahaja — Akta itu keseluruhannya. Dan bebanan pembuktian terletak pada ejen.

Perubahan kepada butiran berdaftar ejen dimaklumkan dalam tempoh 14 hari (s.563(2)). Penamatan berjalan pada jam 21 hari dari pengemukaan notis, atau serta-merta apabila pelantikan pengganti dikemukakan, mengikut mana yang lebih awal (s.563(4)). Jika cawangan terus berniaga, seorang pengganti mesti dilantik dalam tempoh 21 hari (s.563(5)). Membiarkan jawatan itu kosong sambil mencari sukarelawan bukanlah pilihan yang difikirkan oleh Akta.

Beban yang berterusan

Pejabat berdaftar. Pada setiap masa di Malaysia, terbuka dan boleh diakses oleh orang awam pada waktu perniagaan biasa (s.566(1)). Dikemukakan dalam tempoh 30 hari daripada penubuhan tempat perniagaan (s.566(2)).

Paparan nama. Seksyen 565 menghendaki nama dan tempat pemerbadanan dipamerkan dalam huruf rumi di luar pejabat berdaftar dan setiap tempat perniagaan, dan dinyatakan pada surat perniagaan, notis, penerbitan rasmi termasuk media elektronik, laman web, bil pertukaran, cek, pesanan, invois, resit, surat kredit dan semua surat-menyurat perniagaan lain. Jika nama itu terpapar dalam aksara bukan rumi, versi rumi mesti sekurang-kurangnya sama besar (s.565(2)).

Perubahan. Empat belas hari bagi perubahan kepada perlembagaan, pengarah, ejen, pejabat berdaftar atau waktu operasinya, alamat pejabat berdaftar di negara asal, nama, atau kuasa pengarah lembaga tempatan yang bermastautin di Malaysia (s.567(1)). Tiga puluh hari bagi peningkatan modal saham dan bagi perintah mahkamah yang setara dengan s.366.

Penyata tahunan. Sekali dalam setiap tahun kalendar, tidak lewat daripada 30 hari daripada ulang tahun tarikh pendaftaran (s.576(3)) — perhatikan itu adalah ulang tahun pendaftaran, bukan penghujung tahun kewangan. Penyata itu mesti membawa pejabat berdaftar dan setiap tempat perniagaan, tempat daftar ahli dan rekod kewangan disimpan, struktur pemegangan saham, jumlah keseluruhan hutangnya di Malaysia, butiran pengarah, pegawai, juruaudit dan ejen di Malaysia, serta senarai pemegang saham. Yuran RM500.

Penyata kewangan. Dalam tempoh dua bulan daripada AGM syarikat asing itu, satu salinan penyata kewangannya sendiri dalam bentuk yang dikehendaki oleh undang-undang tempat asalnya, berserta akuan berkanun yang mengesahkan salinan itu (s.575(1)). Jika bidang kuasa asal itu tidak menghendaki sama ada AGM atau penyata kewangan, s.575(4) menghendaki cawangan itu menyediakan akaun seolah-olah syarikat asing itu adalah syarikat awam Malaysia.

Kemudian peruntukan yang menentukan harga keseluruhan latihan ini: s.575(5)(b) — satu penyata teraudit sewajarnya yang menunjukkan aset yang digunakan dalam, dan liabiliti yang timbul daripada, operasinya di Malaysia. “Teraudit sewajarnya” bermaksud laporan oleh juruaudit syarikat yang diluluskan di bawah s.266, ditambah akuan berkanun oleh ejen atau orang yang bertanggungjawab bagi pengurusan kewangan (s.575(8)). Yuran RM200.

Seksyen 575(7) memberikan Pendaftar kuasa untuk mengecualikan s.575(5) apabila pematuhan itu tidak praktikal memandangkan sifat operasinya, tiada nilai sebenar memandangkan jumlahnya, terlalu mahal secara tidak berkadar, atau mengelirukan atau memudaratkan perniagaan itu. Ini adalah budi bicara, bukan hak automatik — mohonlah, jangan mengandaikan.

Pengemukaan lewat. Practice Directive 1/2017 (Panduan Amalan 1/2017) (disemak 1 Oktober 2024) mengelaskan syarikat asing pada RM150 / RM250 / RM300 / RM500, tiga kali ganda skala syarikat persendirian, dengan kelas-kelas itu bermula selepas tujuh hari.

Menutup cawangan

Seksyen 578(1): jika syarikat asing itu tidak lagi mempunyai tempat perniagaan atau tidak lagi menjalankan perniagaan di Malaysia, ia mengemukakan notis dalam tempoh tujuh hari. Daripada tarikh pengemukaan, kewajipan untuk mengemukakan dokumen selanjutnya terhenti — tetapi apa-apa yang sudah tertunggak kekal tertunggak. Pendaftar mengeluarkan nama itu daripada daftar dua belas bulan selepas notis tersebut.

Tujuh hari ialah jangka masa paling ketat dalam keseluruhan bab ini, dan ia jugalah yang paling kerap terlepas kerana keputusan komersial untuk menarik diri biasanya berlaku berbulan-bulan sebelum pemfailan itu dibuat.

Kesilapan lazim

• Mendaftarkan cawangan sedangkan Jadual Ketiga Belas sudah merangkumi anda. Pesanan yang diterima di luar Malaysia, sebuah akaun bank, atau memegang harta tidak dengan sendirinya mencetuskan s.561.
• Hanya mengira yuran pendaftaran. RM500 tambah RM200 yang berulang setiap tahun, penyata aset-dan-liabiliti teraudit Malaysia, dan pendedahan ejen itulah kos sebenarnya.
• Menganggap peranan ejen sebagai kerja perkeranian semata-mata. Seksyen 563(1)(c) ialah liabiliti peribadi dengan bebanan pembuktian terbalik, merentasi keseluruhan Akta.
• Mencatatkan penyata tahunan daripada penghujung tahun kewangan. Ia dikira daripada ulang tahun pendaftaran.
• Terlupa laman web. Seksyen 565(1)(b)(ii) menamakannya secara nyata.
• Menganggap cawangan mengehadkan liabiliti. Ia tidak. Cawangan itu adalah syarikat asing itu sendiri; anak syarikat pula ialah orang di sisi undang-undang yang berasingan.
• Terlepas notis penamatan tujuh hari lalu terus menanggung kewajipan pengemukaan dokumen.

Langkah seterusnya

Uji aktiviti anda terhadap Jadual Ketiga Belas dahulu — jika anda termasuk di dalamnya, keseluruhan latihan ini terhapus. Jika anda benar-benar perlu berdaftar, modelkan cawangan itu berbanding anak syarikat yang diperbadankan secara tempatan pada tiga paksi: penyata teraudit Malaysia di bawah s.575(5), sama ada anda boleh menerima pendedahan syarikat asing itu berbanding entiti yang berpagar, dan siapa yang akan menerima pelantikan sebagai ejen sedangkan mengetahui apa yang dinyatakan oleh s.563(1)(c).