Director Service Contracts — Office, Employment, and the s.231 Disclosure Rule

Minta sebuah syarikat Malaysia menunjukkan kontrak pekerjaan pengarah eksekutifnya, dan anda biasanya akan diberikan satu dokumen. Tanya apa yang berlaku kepada bayaran orang itu jika pemegang saham memecatnya daripada jawatan pengarah bulan depan, dan bilik itu senyap sepi.

Kedua-dua perkara ini berasingan. Jawatan pengarah adalah suatu jawatan yang diberikan oleh ahli-ahli dan ditadbir oleh Akta Syarikat 2016. Kontrak perkhidmatan pula adalah kontrak yang di bawahnya seseorang melaksanakan perkhidmatan secara peribadi untuk syarikat bagi mendapat ganjaran. Memecat seseorang daripada jawatan itu tidak secara automatik menamatkan kontrak, dan menamatkan kontrak tidak mengosongkan jawatan itu.

Apa yang sebenarnya diliputi oleh s.231

Seksyen 231(1) mentakrifkan kontrak perkhidmatan pengarah, bagi maksud Bahagian tersebut, berhubung syarikat awam, sebagai suatu kontrak yang di bawahnya:

• seseorang pengarah berjanji untuk melaksanakan perkhidmatan secara peribadi, sama ada sebagai pengarah atau selainnya, untuk syarikat awam itu atau untuk anak syarikatnya; atau
• perkhidmatan yang pengarah itu berjanji untuk laksanakan secara peribadi disediakan kepada syarikat awam itu atau anak syarikatnya oleh pihak ketiga.

Anak seksyen (b) adalah anak seksyen anti-pengelakan. Menyalurkan seorang eksekutif melalui sebuah syarikat pengurusan tidak mengecualikan susunan itu daripada Bahagian tersebut.

Seksyen 231(2) menambah dua lanjutan: Bahagian tersebut terpakai kepada terma pelantikan seseorang sebagai pengarah, dan ia tidak terhad kepada perkhidmatan di luar tugas biasa seorang pengarah.

Kemudian mekanismenya, kesemuanya mekanisme syarikat awam:

Kewajipan	Seksyen	Butiran
Menyimpan salinan setiap kontrak perkhidmatan dengan syarikat atau anak syarikat untuk pemeriksaan	s.232(1)	Termasuk variasi — s.232(6)
Menyimpannya di pejabat berdaftar	s.232(2)	Memaklumkan Pendaftar tentang mana-mana tempat lain, dan sebarang perubahan — s.232(4)
Menyimpannya sekurang-kurangnya selama setahun selepas penamatan atau tamat tempoh	s.232(3)	Tempoh simpanan bermula selepas kontrak itu berakhir
Penalti	s.232(5)	Denda sehingga RM1 juta ke atas syarikat dan setiap pegawai yang mungkir
Pemeriksaan oleh ahli	s.233(1)	Ahli yang memegang sekurang-kurangnya 5% daripada jumlah modal berbayar, atau sekurang-kurangnya 10% daripada ahli jika tiada modal saham

Kebanyakan ulasan di Malaysia membentangkan ss.231–233 sebagai undang-undang syarikat am. Ia bukan. Sebuah syarikat swasta berhad melalui saham langsung tidak mempunyai kewajipan pemeriksaan sebegini.

Apa yang perlu dipatuhi oleh syarikat swasta

Kawalan bagi syarikat swasta terletak dalam s.230 dan s.227.

Seksyen 230(2): lembaga pengarah boleh, tertakluk kepada perlembagaan syarikat, meluluskan fi pengarah dan sebarang faedah yang perlu dibayar, termasuk pampasan bagi kehilangan pekerjaan seseorang pengarah atau bekas pengarah. Ini adalah perbezaan sebenar berbanding syarikat awam, di mana s.230(1) menghantar keputusan yang sama kepada mesyuarat agung.

Seksyen 230(3): kelulusan itu mesti direkodkan dalam minit mesyuarat pengarah dan pemegang saham dimaklumkan dalam tempoh empat belas hari. Kegagalan berbuat demikian adalah suatu kesalahan yang membawa denda sehingga RM250,000 ke atas syarikat dan setiap pegawai.

Seksyen 230(4)–(5): ahli yang memegang sekurang-kurangnya 10% daripada jumlah hak mengundi yang berpendapat bayaran itu tidak adil kepada syarikat boleh, dalam tempoh tiga puluh hari daripada tarikh mengetahui, menghendaki syarikat meluluskan satu resolusi bagi meluluskannya, sama ada melalui resolusi bertulis atau dalam mesyuarat agung. Melainkan kelulusan itu diperoleh, bayaran tersebut menjadi hutang yang kena dibayar oleh pengarah kepada syarikat.

Seksyen 227(1): adalah menyalahi undang-undang bagi sesebuah syarikat membayar pampasan kepada pengarah bagi kehilangan jawatan, atau sebagai balasan bagi persaraan, melainkan butiran termasuk jumlahnya telah didedahkan kepada ahli dan cadangan itu diluluskan oleh mereka. Bayaran yang menyalahi undang-undang dianggap diterima secara amanah untuk syarikat. Dalam syarikat awam, s.227(2) menghendaki pengarah yang berkepentingan dan orang yang berkaitan dengannya menahan diri daripada mengundi.

Apa yang perlu dimasukkan dalam kontrak

• Asingkan peranan. Nyatakan bahawa penamatan pekerjaan itu sendiri tidak mengosongkan jawatan, dan bahawa pemecatan daripada jawatan adalah suatu peristiwa penamatan di bawah kontrak, dengan akibatnya dinyatakan dengan jelas.
• Uruskan pemecatan. Dalam syarikat swasta, pemecatan dibuat melalui resolusi biasa tertakluk kepada perlembagaan syarikat (s.206(1)(a)); seorang pengarah syarikat awam boleh dipecat walau apa pun perjanjian yang ada (s.206(2)). Sesuatu kontrak tidak boleh membeli perlindungan yang tidak dimiliki oleh pengarah syarikat awam.
• Tetapkan harga pelepasan lebih awal. Formula pampasan pemberhentian yang dipersetujui pada peringkat awal adalah bayaran bagi kehilangan jawatan, jadi rancanglah untuk kelulusan s.227 dan bukannya menyedarinya kemudian.
• Jangan masukkan klausa larangan bersaing selepas penamatan. Seksyen 28 Akta Kontrak 1950 membatalkan perjanjian yang menyekat penjalanan profesion, perdagangan atau perniagaan yang sah, dan tiada satu pun daripada tiga pengecualiannya meliputi majikan atau syarikat yang menyekat seorang eksekutif yang meninggalkan jawatan.

Kesilapan lazim

Mengenakan s.231 kepada Sdn Bhd. Ia ditakrifkan dengan merujuk kepada syarikat awam. Kewajipan syarikat swasta ialah pemberitahuan di bawah s.230(3) dan kelulusan di bawah s.227.

Menganggap lembaga pengarah boleh sekadar mengundi bayaran untuk diri sendiri. Seksyen 227 menjadikan itu menyalahi undang-undang tanpa kelulusan ahli, dan s.230(5) menjadikan bayaran syarikat swasta yang tidak diluluskan sebagai hutang yang ditanggung oleh pengarah.

Menganggap resolusi pengarah sudah memadai dan berhenti di situ. Seksyen 230(3) menghendaki pemberitahuan kepada pemegang saham dalam tempoh empat belas hari selain daripada kelulusan lembaga.

Menganggap seorang pengarah eksekutif secara automatik mendapat perlindungan pemecatan tidak adil. Jawatan itu sendiri bukan pekerjaan. Sama ada individu itu seorang buruh dengan hak remedi di bawah s.20 Akta Perhubungan Perusahaan 1967 bergantung kepada substans hubungan itu.

Apa seterusnya

Jika pengarah itu juga seorang pemegang saham, terma pelepasan itu akan bersilang dengan perjanjian pemegang saham dan dengan remedi penindasan di bawah s.346 — pemecatan yang betul dari segi prosedur masih boleh dicabar sebagai kelakuan yang mengabaikan kepentingan seorang ahli. Dan jika syarikat itu adalah syarikat awam, fail pemeriksaan di bawah s.232 perlu wujud sebelum sesiapa memintanya.