Do I Need a Company Secretary in Malaysia, and What Do They Actually Do?

Hampir semua yang ditulis mengenai setiausaha syarikat di Malaysia ditulis oleh setiausaha syarikat.

Itu bukan satu skandal — mereka memang orang yang tahu tentang subjek ini. Tetapi ini bermakna panduan yang ada menjawab satu soalan dengan menyeluruh (“kenapa anda perlukan kami”) dan satu lagi hampir tidak dijawab langsung (“apa sebenarnya yang saya bayar”). Halaman ini menjawab soalan kedua.

Adakah ia sememangnya mandatori?

Ya, dan tiada pengecualian untuk syarikat kecil.

Seksyen 235(1) Akta Syarikat 2016: sebuah syarikat hendaklah mempunyai sekurang-kurangnya seorang setiausaha yang merupakan orang perseorangan, berumur lapan belas tahun atau ke atas, dan seorang warganegara atau penduduk tetap Malaysia, yang hendaklah bermastautin biasa di Malaysia dengan mempunyai tempat kediaman utama di sini.

Seksyen 236(2): pelantikan setiausaha pertama hendaklah dibuat dalam masa tiga puluh hari dari tarikh pemerbadanan.

Syarikat dan setiap pengarah yang melanggar s.235 melakukan suatu kesalahan. Tiada pengecualian dorman, tiada ambang perolehan dan tiada tempoh tangguh untuk syarikat yang belum mula berniaga.

Siapa yang dibenarkan menjadi setiausaha

Dua pintu pagar, dan anda mesti melepasi kedua-duanya.

Pintu pagar satu — orangnya. Orang perseorangan, berumur 18 tahun atau ke atas, warganegara atau penduduk tetap, bermastautin biasa di Malaysia (s.235(1)).

Pintu pagar dua — kelayakan. Sama ada ahli sesuatu badan yang dinyatakan dalam Jadual Keempat kepada Akta ini, atau seorang yang berlesen daripada SSM di bawah s.20G Akta Suruhanjaya Syarikat Malaysia 2001 (s.235(2)). Menteri boleh menetapkan badan tambahan melalui notis yang diwartakan (s.235(3)).

Di samping itu, seorang yang layak dan ingin bertindak mesti berdaftar dengan Pendaftar dan memegang sijil amalan (s.241). SSM menyimpan daftar setiausaha yang merekodkan nama, alamat kediaman dan perniagaan serta butiran kelayakan setiap setiausaha (s.241(2)).

Perhatikan ketidaksimetrian dengan pengarah. Seorang pengarah hanya perlu bermastautin biasa di Malaysia dengan mempunyai tempat kediaman utama di sini (s.196(4)) — seorang warga asing yang benar-benar tinggal di Malaysia layak. Seorang setiausaha pula mesti seorang warganegara atau penduduk tetap. Pengasas asing sering menganggap kedua-dua ujian ini sama. Ia tidak sama.

Siapa yang hilang kelayakan

Di bawah s.238(1), seseorang hilang kelayakan untuk bertindak sebagai setiausaha jika dia seorang bankrap yang belum dilepaskan, telah disabitkan di dalam atau di luar Malaysia atas suatu kesalahan yang dirujuk dalam s.198, atau telah berhenti memegang sijil amalan yang dikeluarkan di bawah s.241.

Jika seorang yang hilang kelayakan terus bertindak, orang itu dan setiap pengarah yang secara sedar membenarkannya melakukan suatu kesalahan (s.238(3)). Oleh itu, mengesahkan sijil amalan adalah masalah anda, bukan hanya masalah mereka.

Apa yang Akta sebenarnya kehendaki mereka lakukan

Inilah bahagian yang dilangkau oleh bahan jualan.

Akta Syarikat 2016 terperinci tentang siapa yang boleh menjadi setiausaha dan hampir tidak menyebut apa-apa tentang apa yang setiausaha mesti lakukan. Tiada penerangan tugas berkanun. Kewajipan pemfailan dan penyimpanan rekod dalam Akta ini terletak pada syarikat dan pegawainya — menyimpan daftar, menyimpan rekod perakaunan, memfailkan penyata tahunan, memfailkan penyata kewangan — dan setiausaha adalah profesional berlesen yang melaluinya kewajipan itu lazimnya dilaksanakan.

Dua akibat berikutan daripada ini, dan itulah keseluruhan intipati artikel ini:

1. Skop perkhidmatan anda adalah kontraktual, bukan statutori. Dua sebut harga dengan harga yang jauh berbeza tidak semestinya bermakna satu jujur dan satu tamak. Biasanya ia dua skop yang berbeza. Perbandingan yang anda perlukan ialah surat penglibatan, baris demi baris.
2. Setiausaha bukan satu-satunya penandatangan yang dibenarkan. Seksyen 68(5) memperuntukkan bahawa penyata tahunan hendaklah ditandatangani oleh pengarah atau setiausaha. Syarikat boleh memfailkan dokumen sendiri di mana Akta membenarkannya. Dalam amalan, kebanyakan pemilik mewakilkan tugas ini kerana portal dan borang memberi ganjaran kepada kebiasaan — tetapi mewakilkan adalah pilihan tentang kemudahan, bukan paksaan berkanun untuk setiap tugas.

Apa yang biasanya termasuk dalam retainer, dan apa yang biasanya tidak

Tiada jadual rasmi bagi perkhidmatan setiausaha, dan harga vendor bukan sumber yang boleh dipetik, jadi ini adalah peta struktur dan bukan senarai harga. Minta ia secara bertulis.

Biasanya termasuk dalam retainer tahunan	Biasanya dikenakan bayaran berasingan
Setiausaha bernama dan pejabat berkanun	Pemerbadanan itu sendiri
Penyelenggaraan daftar berkanun	Perubahan pengarah, setiausaha atau juruaudit
Pemfailan tahunan rutin	Pindahan atau peruntukan saham, dan penyata peruntukan
Resolusi dan minit tahunan standard	Menerima pakai atau meminda perlembagaan
Peringatan pematuhan asas	Perubahan nama syarikat
	Perkhidmatan pejabat berdaftar / pengendalian mel
	Resolusi luar biasa dan mesyuarat khas
	Pembatalan pendaftaran atau penggulungan
	Yuran statutori dan perbelanjaan tambahan SSM

Baris terakhir itulah yang perlu disemak dahulu. Yuran SSM adalah bayaran pindah lalu (pass-through) dan diterbitkan. Yuran pemfailan penyata tahunan bagi syarikat persendirian ialah RM150; pemfailan penyata kewangan yang diaudit ialah RM50 dan yang tidak diaudit RM20; perubahan nama syarikat ialah RM100; pindaan perlembagaan ialah RM30; lanjutan masa untuk memfailkan sesuatu dokumen ialah RM100. Itu semua adalah caj kerajaan daripada Jadual Yuran ROC SSM, bukan yuran profesional. Sebut harga yang menggabungkan semua ini ke dalam satu “pakej pematuhan tahunan” yang tidak dipecahkan bukanlah salah, tetapi anda sepatutnya boleh melihatnya secara berasingan apabila diminta.

Lima soalan yang menjadikan sebut harga boleh dibandingkan

• Adakah yuran statutori SSM termasuk, atau dikenakan pada kos sebagai tambahan?
• Berapa banyak perubahan pengarah, pemegang saham atau alamat yang termasuk setiap tahun?
• Adakah alamat pejabat berdaftar termasuk, dan bolehkah saya menggunakannya untuk surat-menyurat bank dan cukai?
• Siapa yang menyediakan penyata tahunan dan pemfailan penyata kewangan — anda, atau akauntan saya, dan adakah harga itu termasuk atau di luar yuran ini?
• Berapakah yuran untuk melepaskan daftar dan meletak jawatan jika saya berpindah ke firma lain?

Soalan terakhir bersifat diagnostik. Sebuah firma yang mempunyai proses serah tugas yang bersih dan disebut harga sedang memberitahu anda sesuatu tentang bagaimana ia menjangkakan hubungan ini akan berakhir.

Menukar setiausaha

Seorang setiausaha boleh meletak jawatan melalui notis kepada Lembaga Pengarah dan berhenti memegang jawatan apabila tamat tiga puluh hari dari notis itu, atau tempoh yang ditetapkan dalam perlembagaan atau terma pelantikan (s.237(1) dan (3)). Jika tiada seorang pengarah pun dapat dihubungi di alamat kediaman terakhir yang diketahui, setiausaha boleh memberitahu Pendaftar secara terus dan berhenti memegang jawatan tiga puluh hari kemudian (s.237(2)).

Lembaga Pengarah boleh memecat seorang setiausaha mengikut terma pelantikan atau perlembagaan (s.239).

Kekangan pada kedua-dua pihak ialah s.240: jawatan itu tidak boleh dibiarkan kosong lebih daripada tiga puluh hari pada bila-bila masa. Sediakan firma yang baharu sebelum anda melepaskan firma yang lama. Pertikaian serah tugas — biasanya berkenaan daftar berkanun dan buku minit syarikat sendiri, yang kepunyaan syarikat — adalah punca paling biasa bagi kekosongan yang tidak disengajakan.

Kesilapan biasa

• Menganggap syarikat dorman boleh tidak melantik setiausaha. Seksyen 235 tiada pengecualian dorman. Sebuah syarikat yang tidak pernah berniaga masih memerlukan setiausaha.
• Menganggap pengarah asing boleh berkhidmat sebagai setiausaha. Kewarganegaraan atau penduduk tetap dikehendaki oleh s.235(1)(c).
• Membandingkan sebut harga tanpa membandingkan skop. Perbezaan harga biasanya adalah perbezaan skop ditambah sama ada yuran SSM termasuk atau tidak.
• Tidak mengesahkan sijil amalan. Seksyen 238(1)(c) menghilangkan kelayakan seseorang yang telah berhenti memegangnya, dan s.238(3) mendedahkan pengarah yang secara sedar membiarkannya berterusan.
• Melepaskan setiausaha lama sebelum melantik yang baharu. Seksyen 240 mengehadkan kekosongan itu kepada 30 hari.
• Mempercayai setiausaha memiliki daftar anda. Daftar berkanun dan buku minit adalah rekod syarikat, disimpan di pejabat berdaftar atau tempat alternatif yang diberitahu di bawah s.47.

Langkah seterusnya

Dapatkan surat penglibatan dan baca perkara yang dikecualikan sebelum perkara yang termasuk. Kemudian semak sijil amalan itu berbanding daftar SSM.

Jika anda masih dalam tahun pertama, pelantikan setiausaha hanyalah salah satu daripada kira-kira selusin kewajipan bertarikh yang mula berjalan dari tarikh pemerbadanan syarikat anda — petakan yang selebihnya pada masa yang sama, bukan satu krisis pada satu masa.

---

Status pengesahan. Draf berbantukan AI, belum disemak oleh pakar subjek. Rujukan berkanun adalah kepada Akta Syarikat 2016 (Companies Act 2016 / Act 777) sebagaimana diterbitkan oleh SSM. Jumlah yuran adalah daripada Jadual Yuran ROC SSM yang diterbitkan dan tertakluk kepada semakan semula. Tiada julat harga pasaran dinyatakan kerana tiada yang diterbitkan secara rasmi.