Changing Auditors: Removal, Resignation and Special Notice

Tiada sesiapa menukar juruaudit atas sebab yang neutral. Sama ada fi berubah, kumpulan itu disusun semula, hubungan itu retak, atau seseorang tidak suka soalan yang ditanya. Akta Syarikat 2016 mengandaikan yang terakhir itu dan membina keseluruhan prosedur di sekeliling memberi juruaudit yang meninggalkan jawatan satu saluran untuk menyuarakannya — kepada ahli, dan kepada Pendaftar.

Itulah sebabnya pemecatan bukan keputusan Lembaga Pengarah, dan itulah sebabnya fail di SSM akhirnya menceritakan satu kisah.

Pemecatan: jam 28 hari

Seksyen 276(1) membenarkan ahli memecat seorang juruaudit daripada jawatannya pada bila-bila masa, melalui resolusi biasa pada mesyuarat agung, menurut s.277. Seksyen 276(3) menutup segala alternatif lain: seorang juruaudit tidak boleh dipecat sebelum tamat tempoh jawatannya kecuali melalui resolusi di bawah seksyen itu. Seksyen 276(2) mengekalkan apa-apa pampasan atau ganti rugi yang perlu dibayar bagi penamatan pelantikan itu.

Tulang belakang prosedur ini ialah notis khas.

Langkah	Siapa	Bila	Seksyen
Notis khas mengenai resolusi yang dicadangkan diberikan kepada syarikat	Seorang ahli	Sekurang-kurangnya 28 hari sebelum mesyuarat	s.322(1)
Salinan dihantar kepada juruaudit yang dicadangkan untuk dipecat dan kepada Pendaftar	Syarikat	Dengan segera selepas penerimaan	s.277(2)
Representasi bertulis yang munasabah panjangnya, dengan permintaan untuk diedarkan	Juruaudit	Dalam tempoh 7 hari selepas menerima notis khas	s.277(3)
Salinan representasi dihantar kepada setiap ahli yang berhak menerima notis	Syarikat	Bersama notis mesyuarat	s.277(4)
Notis resolusi diberikan kepada ahli	Syarikat	Bersama notis mesyuarat; atau sekurang-kurangnya 14 hari sebelum itu melalui iklan jika tidak praktikal	s.322(3), s.322(4)
Salinan representasi dihantar kepada Pendaftar, dan kepada bursa saham jika disebut harga	Juruaudit	Dalam tempoh 7 hari selepas membuat representasi	s.284
Notis kepada Pendaftar bahawa resolusi itu telah diluluskan	Syarikat	Dalam tempoh 14 hari	s.278(1)

Dua daripada baris itu adalah yang paling kerap disalah anggap oleh syarikat.

Pendaftar menerima notis khas itu pada masa yang sama dengan juruaudit. Seksyen 277(2) adalah satu kewajipan tunggal yang meliputi kedua-dua penerima, dan ia menyatakan dengan segera. Oleh itu pihak pengawal selia mengetahui satu pemecatan dicadangkan sebelum mesyuarat diadakan, bukan selepasnya.

Juruaudit memfailkan secara berasingan. Seksyen 284 meletakkan kewajipan ke atas juruaudit, bukan syarikat, untuk menghantar representasi bertulis itu kepada Pendaftar dalam tempoh tujuh hari. Syarikat tidak boleh menyekatnya dengan tidak memfailkannya.

Jika syarikat gagal mengedarkan representasi itu, s.277(5) membenarkan juruaudit menghendaki representasi itu dibacakan pada mesyuarat, tanpa menjejaskan hak untuk didengar secara lisan. Satu-satunya jalan keluar ialah s.277(6): atas permohonan syarikat atau seseorang yang terkilan, Mahkamah boleh melepaskan syarikat daripada kewajipan mengedarkan itu jika berpuas hati bahawa juruaudit sedang menggunakan seksyen itu untuk mendapatkan publisiti yang tidak perlu, atau bahawa perkara itu bersifat fitnah, atau atas alasan lain yang difikirkan munasabah oleh Mahkamah.

Seksyen 322(5) pula mengandungi perangkap dalam arah yang bertentangan. Jika syarikat memanggil mesyuarat pada tarikh 28 hari atau kurang selepas notis khas diberikan, notis itu dianggap telah diberikan dengan sewajarnya walaupun ia singkat. Lembaga Pengarah tidak boleh menggagalkan sesuatu pemecatan dengan mempercepatkan mesyuarat.

Peletakan jawatan: 21 hari, dan dua pemfailan tujuh hari

Peletakan jawatan lebih ringkas dan lebih pantas. Di bawah s.281(1) seorang juruaudit meletakkan jawatan dengan memberikan notis bertulis kepada syarikat di pejabat berdaftarnya. Bukan kepada pengurus kewangan, bukan melalui e-mel kepada seorang pengarah — pejabat berdaftar ialah alamat berkanun, dan itulah salah satu sebab kewajipan pejabat berdaftar itu penting.

Seksyen 281(2) menamatkan tempoh jawatan itu 21 hari selepas notis diberikan, atau pada tarikh yang dinyatakan dalam notis itu. Seorang juruaudit yang mahukan tempoh peralihan yang lebih panjang mesti menyatakannya dalam notis itu.

Kemudian dua pemfailan tujuh hari yang berasingan berjalan:

• s.282(1) — syarikat menghantar salinan notis itu kepada Pendaftar dalam tempoh tujuh hari selepas menerimanya. Syarikat dan setiap pegawainya melakukan suatu kesalahan jika gagal berbuat demikian.
• s.284 — juruaudit menghantar penyata hal keadaan yang berkaitan dengan peletakan jawatan itu kepada Pendaftar dalam tempoh tujuh hari selepas notis itu, dan kepada bursa saham jika saham atau debentur itu disebut harga.

Bagi sesebuah syarikat awam, s.283 menambah kuasa sebenar apabila notis peletakan jawatan disertai penyata hal keadaan. Juruaudit boleh menyampaikan satu keperluan (requisition) bertandatangan yang menghendaki para pengarah mengadakan mesyuarat agung untuk menerima penjelasan itu. Para pengarah mesti mengadakan mesyuarat itu dalam tempoh 28 hari selepas menerima keperluan itu, dan setiap pengarah yang gagal mengambil semua langkah munasabah untuk memastikannya melakukan suatu kesalahan di bawah s.283(11). Juruaudit boleh menghendaki penyata itu diedarkan, dan mengekalkan hak di bawah s.285 untuk hadir dan didengar.

Melantik pengganti

Kekosongan itu tidak terisi dengan sendirinya.

Bagi sesebuah syarikat sendirian yang menggunakan resolusi bertulis, s.279 terpakai apabila kesannya adalah melantik seseorang menggantikan juruaudit yang keluar. Syarikat mesti menghantar salinan resolusi yang dicadangkan itu kepada kedua-dua bakal pelantik dan juruaudit yang keluar. Juruaudit yang keluar itu kemudian mempunyai 14 hari dari penerimaannya untuk membuat penyata bertulis menjelaskan hal keadaan yang berkaitan dengan peletakan jawatan itu, dan boleh menghendaki penyata itu dihantar kepada setiap ahli. Apabila ini berlaku, tempoh pengedaran di bawah s.303(3) melanjut daripada 21 hari kepada 28 hari.

Sekiranya pelantikan itu dibuat pada suatu mesyuarat pula, s.280 menghendaki notis khas dalam empat keadaan — secara umum, apabila tiada tempoh pelantikan atau AGM berlalu sejak juruaudit yang keluar berhenti memegang jawatan melalui peletakan jawatan atau pemecatan, atau apabila satu tempoh telah berlalu dan tiada juruaudit dilantik. Setelah menerima notis itu, syarikat mesti segera menghantar salinan kepada bakal pelantik itu.

Dan di bawah s.269(1)(a), juruaudit yang masuk tidak mengambil alih jawatan sehingga juruaudit terdahulu berhenti memegang jawatan. Bertindih antara kedua-duanya, selain sebagai juruaudit bersama atau tambahan di bawah s.269(2), tidak berfungsi.

Kelulusan profesional: langkah yang tiada dalam Akta

Sebelum semua ini penting dari segi komersial, firma yang masuk perlu bersedia menerima tugas itu.

R320.4 MY dalam By-Laws MIA adalah mandatori dan spesifik: dalam hal penglibatan audit penyata kewangan, tiada ahli dalam amalan awam boleh menerima pencalonan tanpa bertanya kepada juruaudit sedia ada sama ada terdapat apa-apa sebab profesional atau lain-lain bagi perubahan yang dicadangkan itu yang perlu diketahuinya — dan, jika ada, meminta semua butiran yang diperlukan untuk membuat keputusan.

Lampiran II kepada By-Laws itu menetapkan mekanismenya:

1. Akauntan sedia ada patut membalas secara bertulis biasanya dalam tempoh 14 hari bekerja, menyatakan sama ada terdapat sebab profesional untuk tidak menerima, dan mendedahkan maklumat itu jika klien telah memberi kebenaran — atau mendedahkan bahawa kebenaran itu telah ditolak.
2. Jika tiada balasan diterima selepas 14 hari bekerja, akauntan yang dicadangkan menghantar peringatan melalui pos berdaftar atau serahan tangan.
3. Jika masih tiada balasan dalam tempoh 14 hari bekerja selepas peringatan itu, akauntan yang dicadangkan mencuba cara lain, termasuk pertanyaan kepada pihak ketiga atau semakan latar belakang ke atas pengurusan kanan.
4. Jika maklumat itu tidak diperoleh, atau kebenaran untuk mendedahkannya ditolak, akauntan yang dicadangkan mesti mempertimbangkan sama ada wajar untuk menerima tugas itu langsung.
5. Setelah menerima, akauntan yang dicadangkan memaklumkan akauntan sedia ada secara bertulis, melalui pos berdaftar atau serahan tangan.

Di bawah 320.5 A1, akauntan yang dicadangkan biasanya memerlukan kebenaran klien, sebaik-baiknya secara bertulis, untuk memulakan perbincangan itu. Menolak kebenaran itu adalah tindakan paling ketara yang boleh dibuat oleh seorang klien. Ia tidak menghentikan pertukaran itu; ia memberitahu firma yang masuk bahawa sesuatu sedang disembunyikan, dan langkah 3 dalam lampiran itu mengarahkan mereka untuk tetap menyiasat.

Peruntukkan dua hingga enam minggu untuk kelulusan itu dalam jadual masa sebenar, dan lebih lama jika fi masih tertunggak — fi yang belum dibayar adalah sebab lazim balasan kelulusan itu tidak membantu.

Mengapa peletakan jawatan di tengah-tengah audit menjadi tanda amaran kepada jurubank anda

Seorang juruaudit yang meletakkan jawatan sebelum menandatangani biasanya telah membuat kesimpulan salah satu daripada tiga perkara: bahawa bukti yang diperlukan tidak akan tiba, bahawa representasi yang ditawarkan tidak boleh dipercayai, atau bahawa meneruskan tugas itu akan melanggar suatu keperluan etika. Ketiga-tiganya lebih buruk daripada pendapat berkelayakan (qualified opinion), kerana pendapat berkelayakan sekurang-kurangnya memberitahu anda apa masalahnya.

Kesan yang kelihatan ialah notis s.282 pada fail SSM dan penyata hal keadaan s.284 yang difailkan oleh juruaudit. Kedua-duanya berada dalam rekod awam. Walau apa pun yang dikatakan syarikat kemudian tentang pertikaian fi, seorang pegawai kredit akan membaca fail itu.

Tambah pula kewajipan pelaporan yang terletak ke atas juruaudit sepanjang masa. Seksyen 266(8) menghendaki juruaudit melaporkan sesuatu pelanggaran Akta kepada Pendaftar secara bertulis apabila perkara itu belum dan tidak akan ditangani secukupnya melalui komen dalam laporan atau dengan membangkitkannya kepada para pengarah. Seksyen 266(9) melangkah lebih jauh bagi syarikat awam dan syarikat yang dikawal olehnya, menghendaki laporan bertulis kepada Pendaftar apabila disyaki wujud kesalahan serius yang melibatkan penipuan atau ketidakjujuran. Kegagalan mematuhi ini membawa hukuman sehingga penjara lima tahun atau denda sehingga RM3 juta di bawah s.266(13). Seorang juruaudit di bawah tekanan sedemikian meletakkan jawatan dan bukannya berkompromi.

Kebanyakan perjanjian kemudahan juga membawa kovenan pemberitahuan mengenai pertukaran juruaudit. Semaklah perkara ini sebelum resolusi itu diluluskan, bukan selepasnya.

Kesilapan lazim

• Meluluskan resolusi Lembaga Pengarah untuk memecat juruaudit. Hanya ahli yang boleh memecat, dan hanya di bawah s.276 dengan notis khas.
• Menghantar notis khas kepada juruaudit tetapi tidak kepada Pendaftar, bertentangan dengan s.277(2).
• Mengira tujuh hari juruaudit dari tarikh mesyuarat. Tempoh itu bermula dari penerimaan notis khas, di bawah s.277(3).
• Menyampaikan notis peletakan jawatan kepada seorang pengarah dan bukannya pejabat berdaftar, yang bukan apa yang dikehendaki oleh s.281(1).
• Terlepas pemfailan 14 hari di bawah s.278 selepas resolusi pemecatan itu diluluskan.
• Melantik firma yang masuk sebelum firma yang keluar berhenti memegang jawatan, bertentangan dengan s.269(1)(a).
• Menolak kebenaran untuk kelulusan profesional, yang memberitahu firma yang masuk jauh lebih banyak berbanding jawapan itu sendiri.
• Menukar juruaudit untuk menyelesaikan pertikaian mengenai sesuatu rawatan perakaunan. Firma baharu akan bertanya sebabnya, dan jawapan itu akan tiba melalui surat kelulusan (clearance letter).

Seterusnya

Jika pertukaran itu didorong oleh fi, adalah berguna untuk mengetahui apa yang sebenarnya menentukan fi audit di Malaysia — dan mengapa jadual yang masih tersebar di internet sudah tidak berkuat kuasa sejak bertahun-tahun.