Keeping Accounting Records Outside Malaysia

Anak syarikat Malaysia yang menjalankan SAP daripada pusat data Singapura, dengan fungsi kewangan dalam susunan khidmat kongsi Kuala Lumpur-ke-Manila, merupakan struktur yang sepenuhnya biasa pada 2026. Ia juga, jika dibaca secara ketat, adalah struktur yang tidak difikirkan oleh dua statut — dan kedua-duanya tidak bersetuju antara satu sama lain.

Apa yang dibenarkan oleh Akta Syarikat

Seksyen 245(4) menetapkan lalai: rekod disimpan di pejabat berdaftar atau di tempat lain yang difikirkan wajar oleh pengarah, dan terbuka pada setiap masa untuk pemeriksaan pengarah. Tiada perkataan geografi dalam subseksyen itu.

Seksyen 245(5) kemudian mengecualikan satu kebenaran luar negara yang khusus, dan skopnya lebih sempit daripada yang biasa dipetik. Ia membenarkan rekod perakaunan dan rekod lain bagi operasi di luar Malaysia disimpan di suatu tempat di luar Malaysia — dengan syarat rekod tersebut dihantar ke dan disimpan di suatu tempat di Malaysia serta disediakan untuk pemeriksaan pengarah pada setiap masa.

Dua perkara berikut ini.

Pengecualian ini mengenai operasi asing, bukan sistem asing. Rekod syarikat Malaysia bagi operasinya di Malaysia langsung tidak terangkum dalam s.245(5). Subseksyen ini memikirkan syarikat Malaysia yang mempunyai cawangan atau perniagaan di luar negara, membenarkan lejar cawangan itu disimpan secara tempatan.

Walaupun dalam pengecualian itu, salinan Malaysia adalah wajib. Proviso itu bukan pilihan. Rekod mesti dihantar ke dan disimpan di suatu tempat di Malaysia.

Seksyen 245(6) mengetatkan lagi keperluan ini: rekod tersebut mesti merangkumi penyata dan pulangan yang membolehkan penyata kewangan yang benar dan saksama disediakan. Baki percubaan ringkasan yang dimuat naik untuk penyatuan kumpulan berkemungkinan tidak memenuhi syarat itu.

Seksyen 245(7) merupakan tuas penguatkuasaan. Apabila rekod disimpan di luar Malaysia di bawah s.245(4) atau s.245(5), Pendaftar boleh mensyaratkan syarikat mengemukakan rekod tersebut di suatu tempat di Malaysia, atau menentukan jenis dan cara rekod yang perlu disimpan di Malaysia. Itu adalah kuasa berterusan ke atas seni bina data anda, yang boleh dilaksanakan tanpa perintah mahkamah.

Penalti seksyen 245(9) terpakai sepanjangnya: apabila disabitkan kesalahan, denda sehingga RM500,000 atau penjara sehingga tiga tahun, atau kedua-duanya, ke atas syarikat dan setiap pegawai.

Akta Cukai Pendapatan lebih ketat

Kebanyakan panduan hanya membincangkan Akta Syarikat. Peraturan yang lebih keras terletak dalam statut cukai, dan ia langsung tiada pengecualian luar negara.

Seksyen 82(8) Akta Cukai Pendapatan 1967: semua rekod yang berkaitan dengan mana-mana perniagaan di Malaysia hendaklah disimpan dan dikekalkan di Malaysia. Mutlak, tanpa syarat, tiada pengecualian operasi luar negara.

Seksyen 82A(5) memakai peraturan yang sama kepada dokumen berkaitan pendapatan di Malaysia.

Seksyen 82(7) menambah peraturan format yang memberi kesan kepada mana-mana fungsi kewangan digital-dahulu: rekod yang disimpan secara elektronik mesti dikekalkan dalam bentuk yang boleh dibaca secara elektronik dan disimpan supaya mudah diakses dan boleh ditukar kepada bentuk bertulis; dan apabila rekod yang asalnya disimpan dalam bentuk manual kemudiannya ditukar kepada bentuk elektronik, rekod manual asal masih mesti dikekalkan.

Melanggar s.82(1), (1A), (6), (7) atau (8) tanpa alasan yang munasabah adalah suatu kesalahan di bawah seksyen 119A, membawa denda tidak kurang daripada RM300 dan tidak lebih daripada RM10,000, atau penjara sehingga satu tahun, atau kedua-duanya.

Apa maksudnya dalam praktik

Susunan	Akta Syarikat 2016	Akta Cukai Pendapatan 1967
Operasi Malaysia, ERP dihoskan di luar negara, tiada salinan Malaysia	Tidak terangkum dalam pengecualian s.245(5)	Bertentangan dengan s.82(8)
Operasi Malaysia, ERP di luar negara, rekod lengkap direplikasi dan dikekalkan di Malaysia	Selaras dengan s.245(4) dan terbuka untuk pemeriksaan pengarah	Selaras dengan s.82(8)
Rekod cawangan asing disimpan di luar negara sahaja	Melanggar proviso s.245(5)	Tidak terangkum dalam s.82(8) — ia hanya meliputi rekod perniagaan Malaysia
Rekod cawangan asing disimpan di luar negara dan juga dihantar ke serta disimpan di Malaysia	Dibenarkan di bawah s.245(5), tertakluk kepada kandungan s.245(6)	Selaras

Reka bentuk yang praktikal adalah sama dalam setiap kes: apa pun sistem utamanya, satu set rekod yang lengkap, boleh dibaca dan boleh diperoleh semula wujud di Malaysia dan kekal di sana sepanjang tempoh penyimpanan penuh.

Kesilapan lazim

• Membaca s.245(5) sebagai kebenaran am untuk menghos data perakaunan di luar negara. Ia terpakai kepada rekod operasi di luar Malaysia, dan hanya dengan salinan Malaysia.
• Menganggap capaian jauh sama seperti menyimpan rekod di Malaysia. Tiada satu pun statut menyebut boleh diakses dari Malaysia; kedua-duanya menyebut disimpan di Malaysia.
• Mengabaikan Akta Cukai Pendapatan sepenuhnya. Ia lebih ketat berbanding kedua-duanya dan mempunyai penalti yang tidak memerlukan sabitan atas fakta Akta Syarikat.
• Berpindah ERP tanpa eksport. Sistem yang dinyahtauliahkan oleh kumpulan menyebabkan anda tidak dapat memenuhi mana-mana statut, dan kewajipan itu berjalan sepanjang tempoh penyimpanan penuh.
• Mengekalkan salinan elektronik yang ditukar dan memusnahkan salinan kertas. Seksyen 82(7)(b) mensyaratkan rekod manual sebelum penukaran dikekalkan dalam bentuk asalnya.

Seterusnya

Jika e-Invois merupakan sebahagian daripada seni bina anda, persoalan penyimpanan mendapat satu lapisan ketiga, kerana dokumen yang disahkan dan disimpan dalam pangkalan data MyInvois bukan dengan sendirinya rekod yang mencukupi di bawah mana-mana statut.