A Director's Right to Inspect the Accounting Records

Dalam pertikaian pemegang saham, tembakan pertama jarang berupa petisyen. Ia adalah surat daripada seorang pengarah minoriti yang meminta untuk memeriksa rekod perakaunan — dan ia berkesan kerana lembaga pengarah hampir tiada apa-apa untuk dijawab.

Hak itu sendiri

Seksyen 245(4) Akta Syarikat 2016 (Companies Act 2016) menghendaki rekod perakaunan dan rekod lain sesebuah syarikat hendaklah pada setiap masa terbuka untuk pemeriksaan oleh pengarah-pengarah.

Tiga perkataan yang membawa maksud penting. Shall (hendaklah) — bukan budi bicara. At all times (pada setiap masa) — tiada keperluan notis dalam teks. The directors (pengarah-pengarah) — setiap seorang daripada mereka, secara individu, bukan lembaga pengarah secara kolektif.

Tiada apa-apa dalam subseksyen tersebut yang menghendaki seseorang pengarah memberikan sebab, menunjukkan keperluan untuk mengetahui, atau membuktikan bahawa permintaan itu berkaitan dengan sesuatu perkara di hadapan lembaga pengarah. Mahkamah Malaysia telah menganggap hak ini sebagai prima facie mutlak dan meletakkan beban untuk menentangnya ke atas syarikat. Kedudukan yang dilaporkan, seperti yang dirumuskan dalam komentar undang-undang Malaysia:

Kes	Perkara yang diambil daripadanya
Dato’ Tan Kim Hor & Ors v Tan Chong Consolidated Sdn Bhd [2009] 2 MLJ 527	Seorang pengarah tidak perlu menunjukkan sebarang sebab khusus untuk permintaan itu; syarikat mesti membuktikan tujuan yang tidak wajar dengan keterangan yang jelas
Dato’ Seri Timor Shah Rafiq v Nautilus Tug & Towage Sdn Bhd [2018] 8 MLJ 394	Syak wasangka terhadap salah laku boleh menjadikan pemeriksaan sebahagian daripada pelaksanaan tanggungjawab seorang pengarah, bukan alasan untuk menolaknya
Low Ean Nee v SNE Marketing Sdn Bhd [2024] 1 MLJ 447	Kes yang kukuh diperlukan untuk menafikan hak seseorang pengarah; tetapi hak ini adalah milik pengarah yang sedang berkhidmat, dan bekas pengarah tidak boleh menggunakannya melainkan pemecatannya dipertikaikan
Haw Par Bros (Pte) Ltd v Dato Aw Kow [1973] 2 MLJ 169	Bekas pengarah tidak mempunyai kepentingan hak milik atau pengurusan ke atas rekod tersebut

Pengajaran praktikal daripada Low Ean Nee adalah yang menentukan pertikaian sebenar: singkirkan pengarah itu dahulu dan hak itu akan lenyap. Seorang pengarah minoriti yang mengesyaki sesuatu dan menunggu sehingga selepas EGM telah kehilangan alat termurah yang ada.

Lanjutan kepada anak syarikat

Ini adalah bahagian yang tidak pernah dibincangkan oleh laman web perakaunan, dan inilah sebabnya remedi ini lebih berkuasa daripada yang kelihatan dalam struktur kumpulan syarikat.

Dalam Datuk Beh Kim Ling & Anor v NEP Holdings (Malaysia) Bhd, seorang pengarah syarikat induk memohon untuk memeriksa rekod perakaunan dan rekod lain syarikat itu serta kira-kira dua puluh anak syarikat langsung dan tidak langsung, termasuk anak syarikat di luar bidang kuasa, yang mana beliau bukan seorang pengarah dan yang bukan pihak dalam prosiding tersebut.

Mahkamah Tinggi, mengikut keputusan Mahkamah Rayuan Singapura dalam Mukherjee Amitava v DyStar Global Holdings (Singapore) Pte Ltd, memutuskan bahawa hak di bawah seksyen 245 meluas kepada rekod perakaunan dan rekod lain anak syarikat jika rekod tersebut perlu untuk memberikan gambaran benar dan saksama tentang keadaan hal ehwal syarikat itu. Keputusan ini disahkan oleh Mahkamah Rayuan pada 27 September 2023 dan telah diikuti sejak itu.

Alasan penghakiman ini selari dengan statut. Seksyen 245(1)(a) mentakrifkan rekod tersebut dengan merujuk kepada apa yang diperlukan untuk menyediakan akaun yang benar dan saksama. Bagi sebuah syarikat induk, akaun tersebut adalah akaun disatukan — jadi rekod satu peringkat di bawahnya termasuk dalam takrifan itu.

Pemeriksaan melalui juruaudit

Seksyen 245(8) menyediakan satu laluan bagi pengarah yang tidak dapat memahami bahan tersebut secara peribadi. Mahkamah boleh memerintahkan supaya rekod tersebut dibuka untuk pemeriksaan oleh seorang juruaudit syarikat yang diluluskan yang bertindak bagi pihak pengarah tersebut, tertakluk kepada akujanji bertulis yang diberikan kepada Mahkamah bahawa maklumat yang diperoleh semasa pemeriksaan tidak akan didedahkan oleh juruaudit itu kecuali kepada pengarah tersebut.

Dua perkara perlu diambil perhatian. Ia memerlukan perintah mahkamah, tidak seperti hak peribadi di bawah s.245(4). Dan akujanji tersebut adalah kepada Mahkamah, yang menjadikan pendedahan selanjutnya sebagai risiko penghinaan mahkamah dan bukan sekadar pertimbangan komersial.

Kesilapan biasa

• Menjawab permintaan pemeriksaan dengan syarat-syarat. Menghendaki akujanji, sebab yang dinyatakan atau perjanjian kerahsiaan sebagai prasyarat bukanlah sesuatu yang diperuntukkan oleh s.245(4), dan mahkamah telah melihat syarat sedemikian secara tidak baik.
• Menolak atas syak wasangka terhadap motif tanpa keterangan. Syarikat memikul beban pembuktian dan memerlukan lebih daripada sekadar dakwaan bahawa pengarah itu bersikap bermusuhan.
• Menganggap rekod anak syarikat berada di luar capaian. Ia tidak sedemikian, apabila ia diperlukan untuk gambaran benar dan saksama tentang hal ehwal syarikat induk.
• Lupa bahawa penolakan adalah suatu kesalahan. Menafikan akses melanggar s.245, dan s.245(9) membawa denda sehingga RM500,000 atau penjara tiga tahun, atau kedua-duanya, ke atas syarikat dan setiap pegawainya.
• Menunggu sehingga selepas pemecatan. Hak ini adalah hak pengarah yang sedang berkhidmat.

Apa seterusnya

Apabila rekod disimpan di luar negara pada sistem ERP kumpulan atau di pusat perkhidmatan kongsi serantau, jawapan praktikal kepada permintaan pemeriksaan bergantung kepada apa yang syarikat dikehendaki simpan di Malaysia pada asalnya — yang merupakan satu set syarat berasingan di bawah s.245(5) hingga (7).